A papíralapú HR-ügyintézés a hatékonyság, a biztonságos ügyintézés és az átláthatóság akadálya.
A HR-szakemberek feladatkörének egy része igényli a személyes kontaktust, ilyen például a dolgozók interjúztatása vagy az osztályvezetőkkel történő kapcsolattartás. A HR világa azonban nagyon komplex, és számos olyan tevékenységet foglal magában, amelyek akár egy kattintással, számítógépen keresztül is végrehajthatók. Azoknak a vezetőknek, akik még nem élvezik az automatizált munkavégzés előnyeit, érdemes mérlegelniük, hogy milyen előnyökkel járna az ismétlődő feladatok valamilyen elektronikus platformra történő áthelyezése.
Az automatizálás csökkenti azt az időt, amit egy-egy tevékenység vagy feladat elvégzésére fordítanának, emellett pedig elősegíti a pontosságot. Ezzel egyidőben csökkenti a hibázás esélyét is.
Miért szükséges automatizálni?
Ha a hagyományos munkavégzés működőképes, miért kell változtatni? – merülhet fel a kérdés. A digitalizálás legfontosabb előnye, hogy elősegíti az időtakarékos munkavégzést, amelynek következtében a HR-osztály munkatársai valóban a legfontosabbal foglalkozhatnak: a munkavállalókkal. Ez természetesen nem azt jelenti, hogy a HR-szoftverek kiváltják a személyes munkavégzést. Sőt! Valójában még nélkülözhetetlenebbé teszik a HR-osztályon dolgozó kollégákat.
Időmegtakarítás
A bérszámfejtési feladatok előkészítése akár több órát is igénybe vehet, azonban egy automatizált HR-rendszer ennek az időnek a törtrésze alatt képes elvégezni. Ez a termelés és a munkavégzés növekedését eredményezi. Ha a munkavállalókat tehermentesítik az adminisztratív feladatok alól, sokkal motiváltabban fogják elvégezni feladataikat.
Biztonság és pontosság
A HR területén alapvetőnek számít a pontosság és az adatok ismerete. Mindez egy digitális HR megoldással egyszerűbb és áttekinthetőbb, mint gondolnánk. Egy HR-szoftver mindkettőt elősegíti, hiszen az információk mindig naprakészek, míg a hibázás lehetősége gyakorlatilag kizárt. Ráadásul olyan könnyű megszokni, hogy valószínűleg elgondolkodik azon, hogy a papíralapú HR-munkavégzés mellett mindez hogyan volt lehetséges.
Korlátlan hozzáférés
Az automatizált HR-folyamatok egyik legpozitívabb és legkellemesebb „mellékhatása” az önkiszolgálás. Ez felelősséget helyez a dolgozók vállára, hiszen ők felelnek például a saját munkaidő-nyilvántartásukért. A modern HR-szoftverek hozzáférést kínálnak az alkalmazottaknak saját információikhoz, de azt nem teszik lehetővé, hogy a kollégák személyes adataiba is betekintést nyerjenek. A felső vezetők azonban akár minden munkavállaló adatait elérhetik. A jelentések és a riportok is pillanatok alatt, mindössze néhány kattintással elkészíthetők.
KÉRDÉSE VAN? VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!
KAPCSOLAT
Nincs két egyforma állásinterjú: minden HR-szakember más és más szempontok alapján állítja össze az interjúkérdéseket, majd választja ki a jelöltek közül a legmegfelelőbbet. Van azonban négy kérdés, amit nem biztos, hogy feltesznek, pedig ezzel jelentős mértékben támogatnák a minden szempontból tökéletes munkaerő megtalálását.
Mielőtt rátérnénk ezekre, nézzük meg, mi a probléma azzal a ma már tipikusnak nevezhető interjúkérdéssel, hogy a ,,mik a gyengéi”. A téma és a válasz is fontos, azonban legalább ennyire kiszámítható, ugyanis a jelöltek nem szívesen fedik fel valódi gyengeségeiket, ehelyett olyan válaszokat fognak adni, hogy „részletorientált vagyok”, vagy ,,túl aprólékosan dolgozom”, amelyek valójában pozitív tulajdonságok.
A jelölt karakteréről, jelleméről és személyiségéről képet adó kérdések, és az ezekre adott válaszok azonban segítenek a legjobb döntésben, vagyis a minden szempontból legjobb jelölt megtalálásában és kiválasztásában.
Állásinterjú kérdések:
1) „Mi az a két jellemvonás, amiket a szülei tanítottak önnek, és mindenképpen szeretné, ha majd a gyermekei is rendelkeznének velük?”
Ez a kérdés rávilágít azokra a dolgokra, amelyeket a jelölt a leginkább értékel. Ha valóban mély és tartalmas feleletet szeretnénk hallani, megkérhetjük a válaszadót, hogy fejtse ki jobban a reakcióját.
2) "Mennyi 25x25?"
Ennek a kérdésnek nem az a lényege, hogy a jelölt pontos és gyors választ tud-e adni, illetve hogy eredményesen számol-e fejben, hanem hogy hogyan reagál a hirtelen felmerülő problémára: dühösen vagy támadóan? Esetleg kihívásként tekint rá, és megpróbálja a legjobb tudása szerint megoldani a feladatot? A munkavállalók munkavégzés közben is szembesülhetnek hasonló akadályokkal, a kérdésre adott pedig reakció megvilágítja azt is, hogy éles helyzetben hogyan kezelnék a kihívásokat.
3) „Nevezzen meg három személyt, akiknek az életére pozitív hatást gyakorolt. Mit mondanának önről, ha holnap felhívnám őket?”
Ez a kérdés sokkal hasznosabb, mintha felhívnánk azt a személyt/személyeket, akit vagy akiket a jelentkező megnevezett, hiszen nem véletlenül őket jelölte meg referenciaként.
A szervezeteknek olyan alkalmazottakra van szükségük, akik jó hatással vannak egymásra, fel tudják emelni egymást. Ha egy személy képes az önzetlen mentorálásra, az dominószerű impulzussal lehet a szervezetre, pozitívan befolyásolja a közösséget és a munkavégzést is.
4) Kérdezze meg saját magától, hogy szívesen szervezne-e a jelölttel közös szabadidős programot!
Ha igen a válasza, akkor minden bizonnyal pozitív benyomást tett önre a jelentkező személyisége szakmai tapasztalatán és a kompetenciáin felül.
Kövessen minket Facebookon és LinkedInen is!
Hogyan lehet hatékonyabb a munkavégzés? Az időpazarlás kiküszöbölésével. Összeszedtünk néhány tevékenységet, amelyek beépítésével a mindennapokba garantáltan hatékonyabban lehet elvégezni a munkát.
1) Priorizálás
Természetesen fontos a feladatok megoldása, de ahhoz, hogy a munkavégzés gördülékenyen menjen, muszáj prioritásokat felállítanunk. Ezt célszerű a határidők figyelembevételével és a feladat súlyának felmérésével tenni, így a leglényegesebb feladatok mindig időben kész lesznek.
2) Kommunikáció
Ez az alapja mindennek. Ha hatékony, a munka is az lesz, a kommunikáció hiánya vagy elégtelensége azonban hátráltató tényező lehet. A leghatékonyabb kommunikátorok e-mailekkel, telefonhívásokkal és megbeszélésekkel is növelik a közösségi produktivitást. A lényegre törő hatékonyság továbbá időt szabadít fel.
3) Csapatmunka
Alkalmazkodnunk kell a munkavégzés során a légkörhöz, a tempóhoz és a munkatársainkhoz is. Ha egy ötletünk vagy munkafolyamatunk működött akkor, amikor egyedül csináltunk valamit, még semmi sem garantálja azt, hogy más körülmények között – például egy csapatmunka során – is beválik. A közösség érdeke és sikere az első, így törekednünk kell arra, hogy ez legyen az elsődleges szempont munkánk során. Mindig lehet segítséget kérni, hiszen ez a javunkat szolgálja, a másoktól tanultak pedig a későbbiek során is hasznosíthatók lesznek.
4) Befejezett folyamatok
Még akkor is könnyebb egy lendülettel elvégezni egy munkafolyamatot, ha összességében kicsit tovább tart, mint több részletben, de kevesebb idő alatt feldolgozva. Rengeteg energiát emészt fel az, amíg újra felvesszük a fonalat, és ismét ráhangolódunk a félbehagyott gondolatmenetünkre.
Hatékony kommunikáció home office-ban? Tudunk megoldást! A HRmaster vállalati kommunikációt támogató moduljait most ingyenesen kipróbálhatja. A részletekért látogasson el weboldalunkra!
A távmunkára átállt cégek életében az egyik nagy tanulság: minden eddiginél nagyobb szükség van a belső kommunikációra. Az egymástól külön dolgozó csapattagok számára fontos, hogy könnyen kezelhető és elérhető csatornán történjen a hivatalos belső információáramlás. Ezzel a közösséghez tartozás érzete is jobban fenntartható.
Mi a belső kommunikáció lényege?
A vállalaton belüli kommunikáció olyan egy- vagy kétirányú közlési folyamat, amely az információáramlást támogatja a vállalati stratégiával, változásokkal és a hétköznapi folyamatokkal összefüggésben.
Miért fontos?
- Segíti a vállalat dolgozóknak szóló üzeneteit pontosan célba juttatni,
- használatával elkerülhető az informális kommunikációs folyamatok felerősödése,
- erősíti az egy céghez tartozás érzetét.
Milyen csatornán történjen?
Az első ötletek között sok esetben helyet kap a zárt Facebook-csoport létrehozása, hiszen ,,úgyis mindenkinek van Facebook-fiókja”, azonban igaz az a megállapítás is, hogy nem várható el a munkavállalóktól, hogy a privát profiljukat céges ügyekhez használják, ráadásul bizalmas információkat sem szerencsés a Facebookon megosztani. Ha kicsit tovább kutatunk, észrevesszük, hogy rengeteg lehetőség közül lehet választani, amely alkalmas erre a célra.
Szerintünk ilyen az ideális megoldás:
- lehetővé teszi az interaktív kommunikációt a munkáltató és a munkavállaló között,
- felhasználóbarát és könnyen kezelhető (,,hiszen a Facebookot is mindenki tudja használni”),
- online faliújság, amelyet bárki, bármikor és bárhol elérhet,
- nincs adatszivárgás, sem pedig feltört fiók, ami a Facebook esetében előfordulhat.
Ön is kipróbálná a gyakorlatban? Jó hírünk van!
A HRmaster humánerőforrásmenedzsment-rendszer dolgozói kommunikációs platformját most INGYEN használhatja június 30-ig, ráadásul két másik, vállalati kommunikációt támogató modullal együtt.
Jó ideje már, hogy nem csak fizetés kérdése a dolgozók megtartása és motivációjuk fenntartása. A különböző extra juttatások, a home office időnkénti lehetősége, a távmunka, a rugalmas munkaidő, a tanulási lehetőség, a támogatott képzések mind motiválóak, nemcsak a belépéskor, hanem a munkaviszony későbbi szakaszában is. A munkahelyi motiváció fenntartására alkalmazhatók különböző visszajelzési módszerek is, amelyek jobb teljesítményre ösztönzik a munkavállalókat, és a csapatmunkát is erősítik, valamint új lendületet adnak a munkavégzéshez.
360 fokos értékelés
Az értékelés többdimenziós is lehet, ami lehetőséget teremt arra, hogy az érintett munkavállaló nemcsak egy, hanem több irányból is visszajelzést kapjon. Ez az értékelésnek egy új irányvonala, amely eltér a klasszikustól. Ebben a minősítési rendszerben a főnök értékelheti a beosztottat, de az azonos hierarchikus szinten állók is visszajelzést adhatnak egymásnak. A HRmaster 360 fokos értékelésmodulja támogatja ennek lefolytatását. A minősített alany lehet egy vagy akár több dolgozó is, ráadásul egy személy akár több értékelési projektben is részt vehet.
Teljesítményértékelés
Minden cég egyik legértékesebb tőkéje a humán erőforrás. Ennek az erőforrásnak a folyamatos fejlesztése, illetve a teljesítmény áttekintése elengedhetetlen a hatékony működéshez. A teljesítményértékelés pontos képet ad a dolgozók kompetenciáiról és a teljesítményükről, melyek alapján kijelölhetők a fejlesztendő területek. Ez elősegíti nem csak a munkavállaló fejlődését, hanem a vállalat hatékonyságának növeléséhez is hozzájárul. A fejlesztendő területek és a képzési igények felmérése után lehetőség van képzési tervet is készíteni, mely ezt a folyamatot támogatja A HRmaster ebben nyújt hatékony segítséget: megkönnyíti a teljesítményértékelési feladatokat.
Dolgozói visszajelzés
A környezet egyre gyorsabban változik, így nem feltétlenül elegendő, ha a munkavállalók évente egy-két alkalommal kapnak visszajelzést a teljesítményükről, különösen, ha ezek egy, a vezetőség által összeállított szempontok alapján tevődnek össze. Egy kötetlen, modern és dinamikus kommunikációs platform kialakítása, ahol a dolgozók visszajelzést adhatnak egymásnak akár napi szinten is, nemcsak a csapatmunkát, hanem a szervezeti kultúrát is erősíti. Egy pozíciótól és szervezeti elhelyezkedéstől független rendszer, amely lehetővé teszi, hogy a dolgozók egymásnak névvel vagy név nélkül adjanak visszajelzést egymás munkájáról.
A HRmaster személyügyi szoftver egyéb funkcióiról kérjen információt IDE kattintva!
Kövessen minket Facebookon és LinkedInen is!
