A belső kommunikáció javítása

A szervezeti kommunikáció fontosságáról sok cégvezető megfeledkezik. Úgy gondolják, hogy mi tud rosszul működni egy olyan természetes folyamaton, mint a kommunikáció vagy az ismeretátadás. Nagyot tévednek azok, akik így gondolkoznak! Valójában ugyanis nincs olyan cég, ahol a belső kommunikáció javítása ne lenne indokolt, ne lehetne még jobban, még hatékonyabban csinálni.

Az információátadásban rejlő rizikót a legtöbb kommunikációs tréningen egy gyakorlattal demonstrálják. Ennek lényege, hogy néhány munkatárs egymás mögé sorakozik fel, az első felolvasva belesúg egy történetet a mellette álló fülébe, akinek ezt ugyanígy, súgva tovább kell adni, anélkül, hogy a papírra vetett szöveget látna, elolvasná. A saját emlékezetére, beszédértésére, a történet felidézésének képességére kell hagyatkozni és ezek segítségével tovább adni az információt. Talán nem árulunk el zsákbamacskát azzal, hogy a sor végére érve a történet rövidebb lesz és gyakran köszönöviszonyban sincs az eredeti sztorival.

Kommunikáció a szervezeten belül

A Palo Alto-i iskola meglátása szerint az ember nem tud nem kommunikálni. Minden mozdulatunkkal, gesztusunkkal, mimikánkkal, testtartásunkkal kifejezünk valamit, még úgy is hogy egyetlen szót sem ejtünk ki a szánkon. A kommunikáció tehát egy roppant összetett rendszer, ami ugyan természetes, de ez egyáltalán nem jelenti azt, hogy jól is működik. Pláne céges környezetben, ahol az információáramlás minőségére a szervezeti kultúra, a vezetőség, a feladat, a cégprofil és még megannyi dolog rányomja a bélyegét.

A szervezeti kommunikáció akkor jó, ha gyors, hatékony, pontos, nem rendundáns, transzparens és meghatározott céllal történik. Típusai különféle szempontok alapján különülnek el: egy csoportosítás szerint létezik formális szervezeti kommunikáció, például amit egy megbeszélésen folytatunk és informális is, amit egy erős fekete mellett a konyhában. Irányulhat fentről lefelé (vezetői kommunikáció), például, amikor egy vezető beszédet tart a munkatársaknak, de lentről felfelé is, amikor a dolgozók kezdeményeznek valamit és tálalják a magasabb pozícióban lévő kollégák felé. Fontos megjegyezni, hogy a lapos szervezetek elterjedésével a kommunikáció iránya kissé háttérbe szorul, teljesen azonban nem tűnik el.

A cégen belül kommunikáció alapvetően történhet szóbeli és írásos módon, előbbire példa egy megbeszélés, utóbbira pedig az e-mail, a résztvevő felek lehetnek egy térben, de akár különböző helyszíneken is, így lehet közvetlen, de történhet a kommunikáció eszközök, technológia bevonásával is, például videókonferencia-alkalmazás segítségével.

A belső kommunikáció javítása

Nem nehéz belátni, hogy a belső kommunikáció javítása, mederbe terelése és a megfelelő hatékonyság elérése nem egyszerű feladat. A vezetők és a HR-esek kezében többféle eszköz is van, amivel tudatosan javíthatnak a kommunikáción. Nézzük ezeket!

Szemléletformálás

A szervezeti kommunikáció alapja, hogy mindenki tudja és értse, hogy csak akkor tud a csapat dolgozni, ha mindenki érti és befogadja, amit a másik mondd, illetve úgy fejezi ki magát, hogy a másik megértse. Ehhez az kell, hogy a kimondott és leírt információ tömör legyen, a lényeget tartalmazza, ne indulatból szülessen, és ami a legfontosabb, hogy ne legyen öncélú és destruktív. Ezeket az alapelveket minden dolgozónak meg kell érteni.

Példamutatás

A hatékony kommunikáció alapelveit a legkönnyebben a való életben lehet elsajátítani. Ha például érkezik egy új munkatárs, aki azt látja maga körül, hogy itt a kommunikáció így és így zajlik, akkor ő is ehhez fog idomulni, ha nem, akkor a szervezet hamar kiveti majd magából.

Tréningek

A kommunikáció fejlesztése, a helyes irányok elsajátítása igen hatékonyan valósulhat meg a tréningeken. Ezek mind a vezetők, mind pedig a munkatársak számára hasznosak, elősegítik az együttműködést, a konfliktusos helyzetek kezelését, annak megértését, hogy mit, mikor és hogyan célszerű mondani.

Eszközök

A kommunikáció fejlesztése ma már modern eszközökkel is megvalósítható. Ezek olyan platformok, amik a kollaborációt és a kommunikációt együtt segítik, például chatek, fájlmegosztók stb. A HRmaster szoftver is rendelkezik olyan modullal, aminek elsődleges célja, hogy a belső kommunikáció hatékonyabb legyen.

Belső kommunikáció javítása modern eszközökkel

A HRmaster XXI. századi megoldást kínál a HR területén. Egyedülállóan rugalmas, moduláris felépítésének köszönhetően a cég a saját igényeire szabhatja a HR szoftvert, mint egy boltban, kedvére válogathat a rendelkezésre álló funkciók közül. A dolgozói kommunikáció és együttműködés javítását célzó modult semmi esetre sem szabad kifelejteni ebből a képzeletbeli vásárlói kosárból.

Az interaktív, az információáramlás elősegítésére tervezett modul a közösségi média funkcióit és megoldásait alkalmazza céges környezetben. Ennek köszönhetően a használata a dolgozók számára magától értetődő és természetes lesz. A platformot nem érzik majd idegennek a felhasználók, nem kell valami teljesen új logikára épülő szoftvert feltérképezni, egyszerűen csak használni kell.

Ez a HR modul könnyedén alakítható, méretezhető. Különféle jogosultságok és megtekintési szintek hozhatók létre benne, ezzel biztosítható, hogy csak olyanok férhessenek hozzá a céges adatokhoz és információkhoz, akiknek valóban szükséges.

A belső kommunikáció javítása a modul révén könnyedén megvalósítható, az információk célzottan és hatékonyan juttathatók el a kollégákhoz. A folyamatos interakciónak köszönhetően a cégen belüli információcsere megtelik élettel, aktívabb lesz, teret ad minden munkavállalónak a megnyilvánulásra, ami pedig végső soron azt eredményezi, hogy a dolgozó a feladatait jobban magáénak érzi majd, elkötelezettebb lesz.

Tudj meg mindent a HRmasterről és ismerd meg, milyen modulok közül választhatsz!