digitalizálás

A papíralapú HR-ügyintézés a hatékonyság, a biztonságos ügyintézés és az átláthatóság akadálya.

A HR-szakemberek feladatkörének egy része igényli a személyes kontaktust, ilyen például a dolgozók interjúztatása vagy az osztályvezetőkkel történő kapcsolattartás. A HR világa azonban nagyon komplex, és számos olyan tevékenységet foglal magában, amelyek akár egy kattintással, számítógépen keresztül is végrehajthatók. Azoknak a vezetőknek, akik még nem élvezik az automatizált munkavégzés előnyeit, érdemes mérlegelniük, hogy milyen előnyökkel járna az ismétlődő feladatok valamilyen elektronikus platformra történő áthelyezése.

Az automatizálás csökkenti azt az időt, amit egy-egy tevékenység vagy feladat elvégzésére fordítanának, emellett pedig elősegíti a pontosságot. Ezzel egyidőben csökkenti a hibázás esélyét is.

Miért szükséges automatizálni?

Ha a hagyományos munkavégzés működőképes, miért kell változtatni? – merülhet fel a kérdés. A digitalizálás legfontosabb előnye, hogy elősegíti az időtakarékos munkavégzést, amelynek következtében a HR-osztály munkatársai valóban a legfontosabbal foglalkozhatnak: a munkavállalókkal. Ez természetesen nem azt jelenti, hogy a HR-szoftverek kiváltják a személyes munkavégzést. Sőt! Valójában még nélkülözhetetlenebbé teszik a HR-osztályon dolgozó kollégákat.

Időmegtakarítás

A bérszámfejtési feladatok előkészítése akár több órát is igénybe vehet, azonban egy automatizált HR-rendszer ennek az időnek a törtrésze alatt képes elvégezni. Ez a termelés és a munkavégzés növekedését eredményezi. Ha a munkavállalókat tehermentesítik az adminisztratív feladatok alól, sokkal motiváltabban fogják elvégezni feladataikat.

Biztonság és pontosság

A HR területén alapvetőnek számít a pontosság és az adatok ismerete. Mindez egy digitális HR megoldással egyszerűbb és áttekinthetőbb, mint gondolnánk. Egy HR-szoftver mindkettőt elősegíti, hiszen az információk mindig naprakészek, míg a hibázás lehetősége gyakorlatilag kizárt. Ráadásul olyan könnyű megszokni, hogy valószínűleg elgondolkodik azon, hogy a papíralapú HR-munkavégzés mellett mindez hogyan volt lehetséges.

Korlátlan hozzáférés

Az automatizált HR-folyamatok egyik legpozitívabb és legkellemesebb „mellékhatása” az önkiszolgálás. Ez felelősséget helyez a dolgozók vállára, hiszen ők felelnek például a saját munkaidő-nyilvántartásukért. A modern HR-szoftverek hozzáférést kínálnak az alkalmazottaknak saját információikhoz, de azt nem teszik lehetővé, hogy a kollégák személyes adataiba is betekintést nyerjenek. A felső vezetők azonban akár minden munkavállaló adatait elérhetik. A jelentések és a riportok is pillanatok alatt, mindössze néhány kattintással elkészíthetők.

KÉRDÉSE VAN? VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

KAPCSOLAT

A digitalizált humán erőforrás menedzsment iránti igény minden XXI. századi szervezetet utolér. A potenciális munkatársak egyre modernebb, a mindennapi szokásaikhoz közelebb álló megoldásokat várnak a cégen belül, így a munkaügyekkel kapcsolatban is. Ennek megvalósítása a HR digitalizáció révén érhető el. Vegyük sorra a HR digitalizáció előnyeit és buktatóit!

Mi az a HR digitalizáció?

A HR digitalizáció valójában annyit jelent, hogy a HR folyamataiban digitális megoldásokat alkalmaznak. Ilyen például a felhő alapú technológia, a valós idejű adatok, elemzések, a prediktív analitika. Ezek az újítások a folyamatokba megfelelően integrálva támogatják a HR funkcionális működését.

A digitális megoldások tárháza igen széles. A fent említetteken túl, részét képezi a gamification is, ami azt veszi alapul, hogy a digitális megoldások nemcsak hatékonnyá teszik a folyamatokat, de élményt nyújtanak a felhasználó számára. Ez a dolgozók megtartásában, vagyis a fluktuáció csökkentésében igen jelentős szerepet játszhat, arról nem is beszélve, hogy vonzóbbá teheti a céget mások számára, ami együtt jár a toborzás megkönnyítésével.

Miért van rá szükség?

A HR digitalizáció egy erős trend, ami amellett, hogy most éppen sok cégek foglalkoztat, tehát divatos, temérdek kézzelfogható és a statisztikákban megjelenő előnnyel bír. Nézzünk ezek közül néhányat!

Átláthatóvá teszik az adminisztrációt

A HR folyamata rengeteg adminisztrációval jár. A szakembereknek minden iratot tárolni kell, pontosan dokumentálni a felvételeket, a személyügyi adatokat és még folytathatnánk a sort. Egy jól felépített rendszerben az információk könnyedén elérhető, visszakereshetők akár még évtizedekkel később is.

Az automatizációknak köszönhetően hatékony

A HR digitális átkapcsolása magával hozza a különféle automatizációkat is. Ezekkel egy HR szakértő jelentős mennyiségű időt takaríthat meg. Vegyünk egy egyszerű példát, a toborzást! Az automatizált üzeneteknek köszönhetően a jelentkezők automatikus üzeneteket kapnak, egy levél sem marad megválaszolatlanul, a kommunikáció folyamatos lesz, miközben a HR-esnek annyi a feladata, hogy rajta tartsa a szemét a folyamaton.

Home office esetén alap

A koronavírus-járvány megtanította a világot arra, hogy korunk legnagyobb értéke a rugalmasság. Minden eshetőségre fel kell készülni, adott esetben arra is, ha a munkavégzés bizonyos okok miatt nem az irodából történik, hanem életbe lép a home office. A HR digitalizálása abban nyújt segítséget, hogy a személyügyek intézése akár távolról, home office esetén is megoldható legyen.

A digitalizáció buktatói

Mint mindennek, a digitalizációnak is két oldala van. Egyfelől ez a szervezetek jövője, az egyetlen út a fejlődés felé, másfelől viszont igen sok kockázattal jár, ha nem elég körültekintéssel kezdik el kiépíteni. Vegyük sorra a buktatókat!

Nem kap elég figyelmet

Tipikus probléma, hogy a cég ugyan felismeri, hogy változásra van szükség, ezt el is kezdi kicsiben, bizonyos területeken bevezet felhő alapú megoldásokat, a széleskörű digitalizációt azonban nem hajtja végre. Hogy miért? Egyszerűen azért, mert a modernizálás projektje nem kap elég figyelmet, nem szánnak rá elegendő forrást. Így a folyamat elkezdődik, de aztán félbemarad.

Nem eléggé megtervezett

Nagyon sok fejlesztésre igaz, hogy megvan a szándék, a lelkesedés és az anyagi forrás is, a megfelelő tervezés és stratégiába illesztés azonban elmarad. Ennek következményeképpen gyakran szültnek olyan fejlesztések, olyan HR szoftverek, amik a valóságban mégsem tudják betölteni a nekik szánt funkciót a HR területén. Amennyiben az új megoldások bevezetése nincs eléggé megtervezve, a projekt jó eséllyel halálra van ítélve.

Nincs elég szakmai tapasztalat a kiépítésre

Egy HR szoftver felépítése és bevezetése nagy felkészültséget és tapasztalatot követel meg, amivel igen sok cég nem rendelkezik. A költséges zsákutcák elkerülése érdekében érdemes olyan szervezetet megbízni a feladattal, ami szakértője ennek a területnek.

A digitalizációs igényre a szervezetek három módon reagálhatnak: vagy igyekeznek saját erőből reagálni, vagy külsős segítséget kérnek, vagy pedig egyszerűen figyelmen kívül hagyják. Akik az utóbbi utat választják szinte biztosan a lemaradók lesznek, hiszen nem tudják majd tartani a lépést a modernizálókkal. Azok a cégek, akik belsős kapacitással igyekeznek a modernizáció útjára lépni, igen nehéz fába vágják a fejszéjüket. Egy komplett HR szoftver kitalálása, felépítése hatalmas feladat, amihez rengeteg idő, szaktudás és pénz kell. A legtöbb esetben a külsős szakemberek megbízása a legjobb megoldás, akik kész megoldással, szoftverrel rendelkeznek, melyek teljes mértékig testreszabhatók.

A HR szoftverek a digitalizáció építőkövei. Egy jól megtervezett programot rövid idő alatt lehet a cég igényeire szabni. A HRmaster esetén ezt a rugalmasságot a modulok szavatolják. Segítségükkel olyan szoftver építhető fel, amire éppen szükség van.

Kattints, és megtudhatod, hogy milyen modulokból áll a HRmaster!
 
 

A távmunkára átállt cégek életében az egyik nagy tanulság: minden eddiginél nagyobb szükség van a belső kommunikációra. Az egymástól külön dolgozó csapattagok számára fontos, hogy könnyen kezelhető és elérhető csatornán történjen a hivatalos belső információáramlás. Ezzel a közösséghez tartozás érzete is jobban fenntartható.

Mi a belső kommunikáció lényege?

A vállalaton belüli kommunikáció olyan egy- vagy kétirányú közlési folyamat, amely az információáramlást támogatja a vállalati stratégiával, változásokkal és a hétköznapi folyamatokkal összefüggésben.

Miért fontos?

• Segíti a vállalat dolgozóknak szóló üzeneteit pontosan célba juttatni,
• használatával elkerülhető az informális kommunikációs folyamatok felerősödése,
• erősíti az egy céghez tartozás érzetét.

Milyen csatornán történjen?

Az első ötletek között sok esetben helyet kap a zárt Facebook-csoport létrehozása, hiszen ,,úgyis mindenkinek van Facebook-fiókja”, azonban igaz az a megállapítás is, hogy nem várható el a munkavállalóktól, hogy a privát profiljukat céges ügyekhez használják, ráadásul bizalmas információkat sem szerencsés a Facebookon megosztani. Ha kicsit tovább kutatunk, észrevesszük, hogy rengeteg lehetőség közül lehet választani, amely alkalmas erre a célra.

Szerintünk ilyen az ideális megoldás:

• lehetővé teszi az interaktív kommunikációt a munkáltató és a munkavállaló között,
• felhasználóbarát és könnyen kezelhető (,,hiszen a Facebookot is mindenki tudja használni”),
• online faliújság, amelyet bárki, bármikor és bárhol elérhet,
• nincs adatszivárgás, sem pedig feltört fiók, ami a Facebook esetében előfordulhat.

Ön is kipróbálná a gyakorlatban? Jó hírünk van!

A HRmaster humánerőforrásmenedzsment-rendszer dolgozói kommunikációs platformját most INGYEN használhatja június 30-ig, ráadásul két másik, vállalati kommunikációt támogató modullal együtt.