A riportolás jelentősége nem vitatható egy szervezet működésében. Funkciójukat azonban csak akkor tudják maradéktalanul betölteni, ha megfelelő módon a megfelelő adatokat tartalmazzák. Vajon milyen a jó riport? És hogyan tud ennek elkészítésében segíteni a HRmaster riportolás modulja?
Miért fontos a riportolás?
A riportolás valójában egy visszajelzés a munkáról, az eredményekről. Egy jelentés, ami megmutatja a cég haladási irányát, azt hogy a dolgozók munkája valóban a kitűzött célok felé tereli-e a szervezetet. Amennyiben a riportok alapján az derül ki, hogy nem, akkor lehetőség van a finomhangolásokra, a módosításra.
Különösen fontos a hatékonyság szempontjából, hiszen minél előbb derül fény arra, hogy valami nem működik, annál hamarabb lehet orvosolni azt, így minimalizálható a veszteség. Ehhez azonban szükséges, hogy a riportok azt az információt tartalmazzák, ami valóban megmutatja a lényeget, illetve azt is, hogy könnyen érthető és értelmezhető formában tegye mindezt. Nézzük, milyen egy jó riport!
Milyen a jó riport?
A következőkben bemutatunk néhány olyan jellemzőt, ami minden esetben igaz a riportolás folyamatára, magára a riportra.
Rendszeres
A riportolás egyik alapszabálya, hogy rendszeresnek kell lennie. Ha csak évente egyszer, év végén kéri le az ember az adatokat, akkor mindössze annyit tud meg, hogy az előző évhez képest mi változott, illetve hogy visszamenőleg hol kellett, lehetett volna beavatkozni. Ez önmagában semmit nem ér. Sokkal célravezetőbb, ha a riportok havi rendszerességgel történnek, így szinte azonnal lehet reagálni, ha hiba csúszott a rendszerbe, valami nem úgy teljesít, ahogy szeretnénk.
Következetes
A riportok önmagukban is nagyon beszédesek, de hasznos információkat tudhatunk meg abból is, ha a frisseket összevetjük a korábbiakkal. Ehhez az kell, hogy ugyanazok a mutatók legyenek mindegyik anyagban, ez teszi lehetővé az összevetést.
Minden szükséges adatot tartalmaz
A megfelelő riport minden szükséges adatot tartalmaz. Ez persze logikusnak tűnhet, sokszor azonban mégsem foglal magába mindent a riport, amit kellene. Ennek hátterében a leggyakrabban a technika áll: ha ugyanis az adatok nem érhetők el egy helyen, úgy kell őket összevadászni, akkor előfordulhat, hogy kimarad néhány fontos közülük. A megoldás erre a problémára, ha az adatok egy központi helyen tárolódnak, ahol bárki egyszerűen hozzáférhet, akinek jogosultsága van rá.
Fókuszált
A kevés adat ellentéte, ha túl nagy adatmennyiséget akarunk egyetlen riportba zsúfolni. Ahhoz, hogy a lényeg ne vesszen el az adattengerben, érdemes alaposan végiggondolni, hogy milyen mutatók alapján mérünk, mely adatok azok, amik valóban beszédesek, amiknek mindenképpen helye van a riportban. Ha úgy érezzük, hogy a riport túlságosan összetett és az megnehezíti az áttekintést, akkor érdemes témák szerint inkább külön riportot készíteni. Így jobban specializálható az eredmény, amiért a különböző részlegek hálásak lesznek, hiszen könnyebben megtalálják a területükre vonatkozó adatokat.
Automatizált
A hatékony riportolás nem manuálisan történik. Ma már számos eszköz áll rendelkezésre, amivel az adatok rendszerezése automatikus is lehet, ezzel pedig rengeteg időt és energiát lehet megspórolni. A kézzel készített, összeollózott riportok ideje lejárt, helyette itt vannak a digitális, gyors riportolási szoftverek, amikkel csupán pár kattintás egy jelentés elkészítése.
Riportolás a Hrmasterrel
A HRmaster moduláris felépítés mind a KKV-k, mind pedig a nagyvállalatok számára kínál megoldást számos vállalatműködtetési területen. 19 moduljának egyike kifejezetten a riportolásra fókuszál.
Korábban a riportok készítésének elsődleges eszköze az Excel volt, a hatalmas adatmennyiség, a riportok pontossága iránti növekvő igény azonban túlmutat az Excel-táblákon. A vezetői döntések előkészítéséhez ez nem elegendő.
A HRmaster riportolás moduljának segítségével egy pillanat alatt előállítható a naprakész riport, az adatokból egyedi diagramok készíthetők, a riport teljes mértékig az igényekre szabható, és természetesen mindig friss adatokból építkezik. A modullal készült riportok pontosak, a hiba lehetőségét minimalizálva hoznak létre jelentéseket, amelyekre a vezetők a döntéshozatal során nyugodt szívvel támaszkodhatnak.
Ismerd meg a HRmaster moduláris rendszerét és a riportolás modult!
