Bérszámfejtés kiszervezése: mikor éri meg, mire figyelj

A bérszámfejtés kiszervezése akkor éri meg, ha a bérstruktúra, a jogviszonyok és a TB-ügyek együttes terhelése nagyobb, mint amit a meglévő csapat ellenőrzött módon el tud látni. A döntéshez hat szempontot kell végigvenni, és a cég létszáma ezek közül csak az egyik. Van néhány helyzet, amikor a kiszervezés nem jó válasz.

• A döntés hat szempontja: a bérstruktúra összetettsége, a létszám- és jogviszonymozgás, a TB-ügyek mennyisége, a szoftver- és IT-háttér, a helyettesítés és az ellenőrzésekre való felkészültség. Minél több szempont esik a kiszervezés oldalára, annál erősebb az érv a váltás mellett.
• Amikor nem javasoljuk: kis létszámú és stabil bérszámfejtésnél, rendezetlen belső adatáramlásnál, és akkor, ha a megbízói oldalon nincs név szerinti felelős az adatátadásért. Ilyenkor a Bérszámfejtés modul is megoldás lehet a kiszervezés helyett.
• Öt feladatkör tartozhat a szolgáltatáshoz: munkaügy, bérszámfejtés, társadalombiztosítás, éves zárás és a külső szervek ellenőrzéseinek lefolytatása. A feladatmegosztás cégre szabottan alakítható, tehát nem kerül át automatikusan minden.
• Kifizetőhelyi szint: a táppénz számfejtése és folyósítása, a megbetegedések elbírálása, az üzemi balesetek minősítése, valamint az anyasági és gyermekgondozási ellátások elbírálása is a szolgáltatás része lehet. Ez messze túlmutat a havi számfejtésen.
• A három klasszikus ellenérvre konkrét válasz van: a rendszerhez kapott hozzáférés, a dedikált kapcsolattartó, valamint a titoktartás anyagi felelősségvállalás mellett, felelősségbiztosítással és üzletfolytonossági tervvel a háttérben.
• A szerződésben rögzítendő: a tételes feladatmegosztás, a határidők, a saját hozzáférés és a kapcsolattartás rendje, rejtett költség és homályos pont nélkül.

A bérszámfejtés kiszervezése nem méret, hanem terhelés kérdése

Hónap eleje. A jelenléti ívek felében hiányzik két nap, a műszakpótlékok listája még nem véglegesült, egy belépő adatai pedig aznap érkeznek. A bérszámfejtés kiszervezése tipikusan ilyenkor kerül napirendre. A jó döntés viszont azon múlik, hogy a feladat összetettsége és a mai kapacitás hogyan viszonyul egymáshoz. A kérdés tehát ritkán az, hogy egy külső szolgáltató elvileg olcsóbb-e. Sokkal inkább az, hogy a mostani felállás mennyi hibalehetőséget hordoz, és mi történik, ha egy hónapzárás félrecsúszik. Ha ma egyetlen kollégán fut a teljes folyamat, az önmagában is elég ok a mérlegelésre: a bérszámfejtő kiesésének kockázatáról korábban külön írtunk.

A döntéshez hat szempontot érdemes végigvenni

A döntéshez nem kell teljes körű elemzés, hat szempont elég: a bérstruktúra, a létszám- és jogviszonymozgás, a TB-ügyek mennyisége, a szoftver- és IT-háttér, a helyettesítés és az ellenőrzésekre való felkészültség. Minél több szempont esik az „Inkább kiszervezés” kategóriába, annál inkább a kiszervezés az ésszerű irány.

A legtöbb cég valahol félúton áll. A valódi kérdés ezért az, hogy a bérügyintézésből pontosan mi kerüljön át, és mi maradjon nálad.

Három helyzetben nem javasoljuk a kiszervezést

Nem minden cégnek jó válasz a kiszervezés. Ha a bérszámfejtés kis létszámú és stabil, ha a belső adatáramlás rendezetlen, vagy ha nincs, aki a megbízói oldalon felelős legyen az adatátadásért, akkor a váltás nem javítja meg a folyamatot, csak áthelyezi a hibát. 

1. Kevés munkavállaló, fix bérstruktúra. Ha nincs pótlék, cafeteria és rendszeres túlóra, és ritkán mozdul a létszám, a hónapzárás önmagában nem indokolja a váltást. Ilyenkor a rendszeres adatszolgáltatás és a kapcsolattartás adminisztrációja összemérhető azzal, amit megnyersz vele.
2. Rendezetlen belső adatáramlás. A számfejtés bemenete az ellenőrzött jelenléti ív és a megbízó adatszolgáltatása. Ha a jelenléti ív hetekkel késik, a belépő adatai utólag érkeznek, és a távolléteket senki nem rögzíti időben, azt egy külső szolgáltató sem tudja pótolni. Előbb az adatgyűjtést érdemes rendbe tenni, például digitális munkaidő- és szabadságkezeléssel.
3. Nincs belső felelős. A rugalmas feladatmegosztás azt jelenti, hogy egy rész nálad marad: az adatátadás, a jóváhagyás, a kapcsolattartás. Ha ezt senki nem viszi név szerint, a hónapzárás könnyen elakad.

Ha a három helyzet közül valamelyik ráillik a cégedre, a kiszervezés helyett a saját folyamataidból hozható ki több, és ehhez a Bérszámfejtés modul önmagában is elég lehet. A számfejtés házon belül marad, de a modul a munkaidő-adatok és a bérszámfejtés összekapcsolásával elveszi a kézi egyeztetés nagy részét, és automatikusan követi a jogszabályi változásokat. Ha később mégis a kiszervezés felé mozdulsz, a szolgáltatás ugyanerre a rendszerre épül, tehát nem kell új szoftverre átállni.

A kiszervezett bérszámfejtés öt feladatkört fed le, a munkaügytől az ellenőrzésekig

Munkaügy, bérszámfejtés, társadalombiztosítás, éves zárás és a külső ellenőrzések lefolytatása: ez az öt terület, amit egy teljes bérszámfejtési szolgáltatás lefed. A HRmaster jellemzően a HRadminisztrációt, a bérszámfejtést és a TB-ügyintézést vállalja át, a pontos feladatmegosztást pedig cégre szabottan alakítja ki, tehát a munkaügyi outsourcing mértéke is a te döntésed.

 A szolgáltatás mögött saját fejlesztésű szoftver áll, nem harmadik féltől bérelt program, tehát nincs licencfüggőség, és nem kell egy külső gyártó fejlesztési ütemére várni.

A kifizetőhelyi szintű TB-ügyintézés túlmutat a bérszámfejtésen

A kifizetőhely azt jelenti, hogy a pénzbeli egészségbiztosítási ellátásokat, például a táppénzt, a CSED-et (csecsemőgondozási díjat) és a GYED-et (gyermekgondozási díjat), nem a hatóság, hanem a munkáltatónál működő kifizetőhely bírálja el és folyósítja, majd elszámol velük. Ez a bérszámfejtés mellett külön adminisztrációt jelent, és a HRmaster bérszámfejtési szolgáltatása ezt a szintet is átvállalja.

• Segélyezési egyéni lapok (a munkavállalónként vezetett ellátási nyilvántartás) vezetése táppénzbizonylat alapján.
• A megbetegedések elbírálása: betegszabadság, saját jogú táppénz, gyermekápolási táppénz.
• A táppénz számfejtése és folyósítása, a kifizetési jegyzékkel együtt.
• Üzemi és munkabalesetek jegyzőkönyveinek ellenőrzése, majd annak elismerése vagy elutasítása, hogy a baleset üzemi balesetnek minősül-e, és a határozat továbbítása.
• A jogviszony megszűnése után igényelt ellátások elbírálása és folyósítása.
• A segélyezési pénztárnapló vezetése.
• Az anyasági és gyermekgondozási ellátások, köztük a CSED és a GYED, elbírálása és folyósítása.
• A kötelezően előírt statisztikai és adatszolgáltatási feladatok teljesítése havi, negyedéves és éves rendszerességgel, a jogszabályi határidőre.
• A kifizetőhelyi ellátások elszámolása, valamint a jogalap nélkül felvett ellátások visszafizetésének érvényesítése.

 Ha a cégednél kifizetőhely működik, ezek a feladatok ma nálad vannak, és mindegyik külön határidőt, külön nyilvántartást és külön szakértelmet igényel. A terület alapjait a TB-ügyintézés cégeknek című cikkünkben szedtük össze.

A három klasszikus ellenérv és a válasz rájuk

 Az adatbiztonság, a kontrollvesztés és a lassabb kommunikáció a három leggyakoribb ellenérv a kiszervezéssel szemben. Mindhárom jogos kérdés, és mi komolyan is vesszük. Nem megnyugtató mondattal söpörjük le őket: olyan vállalásokat teszünk, amelyek a szerződésben is rögzítve vannak, a napi működésben is ellenőrizhetők, tehát utólag számon kérhetők rajtunk.

Adatbiztonság: a titoktartás anyagi felelősség nélkül csak ígéret

A félelem érthető: a bérek és a személyes adatok kikerülnek a cégből. A HRmaster erre szigorú adatbiztonsági és titoktartási kötelezettséget vállal, anyagi felelősségvállalás mellett, és megfelelő fedezetet nyújtó felelősségbiztosítással rendelkezik. Emellett szavatolja, hogy a szolgáltatás megfelel valamennyi hatályos jogszabálynak, ideértve az adatvédelmi, számviteli, munkajogi, társadalombiztosítási és adózási előírásokat. Az adatok zárt környezetben, titkosított kapcsolaton keresztül mozognak.

Kontroll: a rálátást a rendszerhez kapott hozzáférés adja meg

A kiszervezéssel a feladatot adod át, a rálátást viszont megtarthatod. Nem csak utólagos kimutatásokra vagy utalva: a hozzáférést az igényeid szerint kérheted. A folytonosság sem ad hoc kérdés, mert a szolgáltató üzletfolytonossági tervvel rendelkezik. Ha pedig egy feladatot magadnál akarsz tartani, a feladatmegosztás rugalmasan alakítható.

Kommunikáció: a dedikált kapcsolattartó a lassulás ellenszere

Belső kollégához be lehet kopogni, külső szolgáltatónál ez valóban máshogy működik. A HRmasternél nem call center és nem névtelen ticket-rendszer fogad, hanem egy saját, elérhető és kompetens kapcsolattartó, aki ismeri a cégedet és a folyamataidat. A szerződésben rögzített határidők pedig kiszámíthatóvá teszik, mi mikorra készül el.

A szerződésnél és a váltásnál hét pontra érdemes figyelni

Két különböző dolog a jó szolgáltató és a jó szerződés. A szerződésnek rögzítenie kell minden feladatot, határidőt és elvárást, rejtett költségek és homályos pontok nélkül. A váltás pedig nem a szerződéskötéssel ér véget: az első hetekben az igazi munka az adatok rendszerbe vitele.

• Feladatmegosztás tételesen. Írd le, mi kerül a szolgáltatóhoz és mi marad nálad. Ezt nem elég szóban megbeszélni.
• Saját hozzáférés a rendszerhez. Kérd, hogy a hozzáférés a te igényeid szerint legyen beállítva.
• Név szerinti kapcsolattartó. Legyen egy ember, aki ismeri a cégedet, és akit közvetlenül elérsz.
• Felelősségi kérdések. Kérdezz rá a felelősségbiztosításra, a titoktartás anyagi felelősségvállalására és arra, hogy milyen jogszabályi megfelelést szavatol.
• Üzletfolytonosság. Kérdezd meg, van-e üzletfolytonossági terv, és mi történik a hónapzárással, ha a szolgáltatónál fennakadás adódik.
• Ellenőrzések és könyvelés. Rögzítsd, ki és hol folytatja le a külső szervek ellenőrzéseit, és hogyan zajlik a havi bérfeladás.
• A mai teljes költség. Számold össze, mibe kerül ma a bérszámfejtés: bérköltség, képzések, a program megvásárlása vagy előfizetése, az IT-háttér és az adatmentés. Enélkül nincs mihez hasonlítani.

Az átállásnál a legfontosabb kérdés az, mikortól kapcsolódik be a szolgáltató. A HRmasternél ez a szerződéskötés pillanata: az első naptól azon dolgozunk, hogy a szükséges információk bekerüljenek a rendszerbe, az átmeneti időszakban pedig tanácsadással és koordinációval segítünk.

Hogyan támogatja a HRmaster a bérszámfejtés kiszervezését?

A HRmaster mögött az Evolution Consulting Kft. áll, amely 2007 óta dolgozik HR-területen, és több mint tíz éve fejleszti saját szoftverét. A kiszervezett bérszámfejtési szolgáltatás a HRadminisztrációt, a bérszámfejtést és a teljes körű TB-ügyintézést fedi le. A szolgáltatás cégmérettől, iparágtól és munkarendtől függetlenül működik. A HRmaster rendszerét nagyvállalatok is használják, például az MBH Bank, a PENNY, az RTL és a Kia. A kiszervezett bérszámfejtési szolgáltatást pedig olyan cégek veszik igénybe mint a Halms, a Gloster vagy a Metrodom.

Ha a döntés előtt tételesen szeretnéd látni, mi tartozik bele, a szolgáltatás oldalán az e-mail címed megadásával letöltheted a kiszervezésről szóló összefoglalót. Ha kíváncsi vagy, mit jelentene ez a te hónapzárásaidban, kérj ingyenes konzultációt, és átbeszéljük, mi kerülne hozzánk és mi maradna nálad.