TB-ügyintézés: legfontosabb tudnivalók cégeknek

A társadalombiztosítás a természetes személyeket törvényben meghatározott szabályok szerint magába foglaló, társadalmi szintű kockázatközösség. A társadalombiztosításban való részvétel mindenki számára kötelező. Blogcikkünkben végig vezetjük a cégvezetőket, valamint a munkaügyi és tb-ügyintézőket a tb-ügyintézés feladatain és kötelezettségein.

Mit kell tudni a társadalombiztosításról a cégeknek?

A biztosítottak a Tbj.-ben meghatározott járulékfizetési kötelezettség alapján szerezhetnek jogot az egyes társadalombiztosítási ellátásokra. A biztosítás az annak alapjául szolgáló jogviszonnyal egyidejűleg jön létre, melynek érvényesítése érdekében a foglalkoztatót bejelentési, nyilvántartási, járulékmegállapítási és levonási, járulékfizetési és bevallási kötelezettség terheli. Így tehát különösen nagy a felelőssége a vállalkozásoknak arra nézve, hogy a náluk foglalkoztatott személyekkel kapcsolatosan a 2019. évi CXXII. törvény szabályainak megfelelően járjanak el.

Új dolgozó alkalmazásakor elengedhetetlen a munkaszerződés megkötését követően a jogviszony bejelentése a Nemzeti Adó-és Vámhivatal felé. Ezt követően a bérszámfejtés során a cég köteles megállapítani, levonni, illetve jogszabály szerinti határidőn belül bevallani és befizetni a dolgozóra vonatkozó társadalombiztosítási járulékot, ami a bruttó jövedelem 18,5 %-át teszi ki. Ennek következtében leszünk jogosultak a különböző természetbeni és pénzbeli egészségbiztosítási ellátásokra, nyugdíjra és egyes családtámogatási ellátásokra. A bevalláshoz és befizetéshez szükséges nyomtatványokat és útmutatókat a Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapján találjuk meg.

Mi tartozik a munkaügyi és tb-ügyintézés hatáskörébe egy szervezetnél?

Ahhoz, hogy a tb-ügyintézés zökkenőmentesen működjön, elsősorban megfelelő szaktudással rendelkező ügyintézőkre és naprakész nyilvántartásra van szükség. Az ügyintézők szaktudása a tb-tanácsadás szempontjából is fontos, hiszen a munkavállalóknak minden esetben a foglalkoztató ügyintézőjének segítségét kell kérni az ellátások igénylése kapcsán. A naprakész nyilvántartás pedig jogszabályi követelmény.

A szerződéskötést követően, a munkaviszony létrejöttekor elengedhetetlen, hogy az ügyintéző bekérje a munkavállalótól a megfelelő korábbi jogviszony- és tb-igazolásokat. Erre azért van szükség, hogy egy esetleges ellátás igénylésekor az igazolások alapján megfelelően el lehessen bírálni, hogy a dolgozó milyen mértékű ellátásra jogosult.

Amennyiben a foglalkoztató nem kifizetőhelyként működik, akkor az egészségbiztosítási ellátások elbírálása nem az ő hatásköre. Viszont ebben az esetben is a munkáltató feladata az igénylés továbbítása, az igényléshez a megfelelő nyilatkozatok csatolása az egészségbiztosító felé.

Az egészségbiztosító az alapján az adatok alapján tudja elbírálni és megállapítani az ellátást, amiket a foglalkoztató az igénylést megelőző hónapokban jelentett. Nagyon fontos tehát a jövedelem, illetve a levont járulékok bevallása a NAV felé a 08-as járulékbevalláson. A bevallással egyidejűleg a munkavállalótól levont járulékokat a NAV felé a megfelelő számlaszámra el is kell utalnia a foglalkoztatónak. Ez adja meg a társadalombiztosítási ellátások pénzbeli alapját.

A bevallást havi rendszerességgel addig kell megtenni, amíg a dolgozó jogviszonya az adott vállalkozásnál fennáll. A jogviszony megszűnésekor jelenteni kell annak végét is (hasonlóan a kezdetéhez) a T1041-es formanyomtatványon.

Tb-ügyintézés kifizetőhelyek esetén

100 fő feletti létszám esetén a foglalkoztatónak tb-kifizetőhelyet kell működtetnie, vagy megállapodást kel kötnie egy olyan vállalkozással, amely a megfelelő kompetenciákkal rendelkezik a tb-kifizetőhelyi feladatok ellátására.

Tb-kifizetőhely működése esetén szakképzettséggel rendelkező tb-ügyintéző végezheti a tb-ügyintézés során felmerülő feladatokat. Erre azért van szükség, mert ebben az esetben jóval nagyobb az ellátandó feladatok köre, amihez elengedhetetlen a széles körű, megfelelő jogszabályi háttér ismerete.

A tb-kifizetőhely nem csak az előzmények bekéréséért és az igények továbbításáért felel. Saját hatáskörön belül, a megfelelő szabályok szerint el kell bírálnia az igényeket, meg kell állapítania a jogosultságot, és az ellátás mértékét. Ezek alapján pedig folyósítania kell az igénylő részére a táppénzt, baleseti táppénzt, csecsemőgondozási díjat, gyermekgondozási díjat, az örökbefogadói díjat és az egyéb egészségbiztosítási és családtámogatási ellátásokat.

A megfelelő nyilvántartás vezetése is szigorú szabályokon alapul. Minden dolgozó egészségbiztosítási ellátását külön-külön nyilván kell tartani. Az ellátások alapját a megfelelő nyomtatványokon kell kiszámolni, és külön erre a célra rendszeresített, szabályszerű dokumentumokon kell vezetni. Bizonyos ellátások esetében meg kell hozni a jóváhagyó, vagy elutasító határozatokat. Ilyen a baleseti táppénz, a csecsemőgondozási díj, a gyermekgondozási díj és az örökbefogadói díj.

Az ellátások kezelésén túl a foglalkoztatónak adatszolgáltatási kötelezettsége is van. Korábban több riportot, elszámolást kellett küldeni a tb-kifizetőhelyeknek havonta és negyedévente is. 2023. július 1-től azonban változott az adatszolgáltatás megtétele. Most már kizárólag csak elektronikus úton, minden hónap 20. napjáig köteles a kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató az adatokat megküldeni az ellátásokról az egészségbiztosító által erre a célra rendszeresített személyre szabott ügyintézési felületen (SZÜF) közzétett nyomtatványon. Az adatszolgáltatást akkor is teljesíteni kell, ha az adott hónapban nem került sor pénzbeli ellátás folyósítására.

Ezeknek a nyilvántartásoknak és adatszolgáltatásoknak napra késznek és pontosnak kell lenniük, hiszen a tb-kifizetőhelyeket az egészségbiztosító munkatársai rendszeresen ellenőrzik. A nem megfelelő tb-ügyintézés pedig elmarasztalásra, esetleg bírságra adhat okot.

Hogy támogatja a HR-master ezeket a folyamatokat?

A HRmaster egy innovatív, több modulból álló HR szoftver. Nemcsak a személyügyi nyilvántartásban, hanem a bérszámfejtésben is nélkülözhetetlen segítséget nyújt. A Személyügyi nyilvántartás modul alkalmas a tb-előzmények pontos vezetésére, a Bérszámfejtő modul pedig az ellátások számfejtését és az adatszolgáltatásokat pontosan, a jogszabályi követelményeknek megfelelően képes megtenni.

Lépj a fejlődés útjára a HRmasterrel! Kattints, és ismerd meg integrált rendszerünket, ami új alapokra helyezi a HR-folyamatokat!