Bérszámfejtési szolgáltatás: érdemes-e kiszervezni bérszámfejtési feladatainkat?
A modern üzleti világban a bérszámfejtés kulcsfontosságú szerepet tölt be minden vállalkozás életében. Nem csupán a dolgozók kifizetésének adminisztratív aspektusáról van szó, hanem a jogszabályok betartásáról, a pénzügyi jelentések készítéséről és a munkavállalók elégedettségéről is. A bérszámfejtési szolgáltatás összetett, amely magában foglal számos különböző feladatot és felelősséget. Blogcikkünkben összefoglaljuk, hogy milyen feladatok tartoznak ide, illetve megvizsgáljuk, hogy valóban érdemes-e a kiszervezés mellett dönteni!
Milyen feladatokat szükséges ellátnia egy bérszámfejtőnek?
Jövedelmek és juttatások kiszámítása
Ez az egyik legfontosabb feladat a bérszámfejtés során. A bérszámfejtőnek havi szinten el kell végeznie a bérkalkulációt minden munkavállaló esetében. Az alapbér mellett figyelembe kell vennie a különböző juttatásokat, pótlékokat, túlórapénzeket, cafeteriát és egyéb juttatásokat is. A bérszámfejtő kolléga bonyolítja le a nyugdíj ügyintézést is a nyugdíjkorhatárt elérő és öregségi nyugdíjba készülő munkavállalók esetében. Ezeknek a juttatásoknak a pontos kiszámítása az alkalmazott jogszabályok és vállalati szabályzatok szerint történik.
Adó- és tb-szolgáltatások ügyintézése
A bérszámfejtőnek nyomon kell követnie és kezelnie kell az összes adó- és társadalombiztosítási hozzájárulást, amelyek a munkavállalók fizetéséből kerülnek levonásra. Ez magában foglalja a személyi jövedelemadót, a nyugdíjjárulékot, az egészségbiztosítási járulékot és más adókat, emellett a kifizetőhelyi feladataikat is el kell látniuk. A pontos és időben történő ki- és befizetések elengedhetetlenek a jogszabályok betartásához.
Dokumentáció és nyilvántartás
A bérszámfejtés során számos dokumentációt és nyilvántartást kell vezetni. Ide tartoznak a bérlapok, munkaszerződések, munkaügyi nyilvántartások, jövedelemigazolások és egyéb kapcsolódó dokumentumok. Ezek nemcsak az ellenőrzések és jogi kérdések miatt fontosak, hanem a belső folyamatok átláthatósága és a munkavállalók nyomon követhetősége miatt is.
Jogi és szabályozási követelmények betartása
A bérszámfejtőnek mindig naprakésznek kell lennie a munkajog és adójog terén érvényes szabályozásokkal kapcsolatban, ugyanis meg kell felelni a helyi, országos és esetleg nemzetközi jogszabályoknak. Az esetleges változások figyelemmel kísérése és az azokhoz történő alkalmazkodás kulcsfontosságú.
A visszajelzések és a kérdések kezelése
A munkavállalók gyakran kérdésekkel és visszajelzésekkel fordulhatnak a bérszámfejtőhöz. Az alkalmazottak elégedettsége és bizalma érdekében fontos, hogy a bérszámfejtő megfelelően kezelje és válaszolja meg ezeket a kérdéseket.
Jelentések és kimutatások elkészítése
A vállalatvezetés és pénzügyi osztály gyakran számol be a bérszámfejtés eredményeiről. A bérszámfejtő felelős lehet különböző jelentések és kimutatások előkészítéséért, amelyek segítenek a vezetőségnek a pénzügyi döntések meghozatalában.
A bérszámfejtés tehát jóval több, mint egyszerű pénzügyi tranzakciók adminisztrálása. Az alkalmazottak elégedettségétől a jogszabályok betartásáig, számos területen kell szakértően közreműködni, hogy a vállalat zavartalanul és sikeresen működhessen. A vállalatok esetében gyakran felmerül a kérdés, hogy érdemesebb-e kiszervezni bérszámfejtési tevékenységet, ahelyett, hogy a belső erőforrásokra támaszkodva végeznék el ezeket a feladatokat. Mindkét megközelítésnek vannak előnyei és hátrányai, amelyeket alaposan mérlegelni kell a döntés meghozatala előtt.
Íme 3 nyomós érv, amiért érdemes az outsourcing mellett dönteni!
1. Szakértői tudás
Kiszervezett bérszámfejtési szolgáltatás választása esetén olyan szakértőket bízunk meg, akik rendelkeznek a jogszabályokkal, adózással és munkajoggal kapcsolatos aktuális ismeretekkel. Ez garanciát jelent az ügyfél számára, hogy a bérszámfejtés pontos és hatékony legyen, minimalizálva a hibázás esélyét. Így egy esetleges munkaügyi ellenőrzés alkalmával sem okoz aggodalmat a jogszabályoknak való megfelelés.
2. Költségcsökkentés
Azok a vállalatok, amelyeknél a bérszámfejtést belső erőforrásokkal végzik, gyakran szembesülnek magas képzési, technológiai költségekkel, illetve a szoftverekért is egyes esetekben borsos árat kell fizetni. A kiszervezés lehetőséget ad arra, hogy a bérszámfejtési szolgáltatást egy fix díjért végezzék el, így elkerülhetőek a magas és gyakran kiszámíthatatlan beruházási és fenntartási költségek.
3. Időmegtakarítás
A bérszámfejtés összetett és időigényes folyamat. Az outsourcing lehetővé teszi, hogy a vállalatvezetés és a HR-csapat több időt szánjon a stratégiai tervezésre és az üzleti fejlődésre, ahelyett, hogy a bérszámfejtés hosszadalmas és bonyolult folyamatainak ellátásával vagy az ezzel járó napi adminisztratív feladatokkal foglalkozna.
Milyen lehetséges hátrányokkal szembesülhetünk a kiszervezés során?
A bérszámfejtés során érzékeny és bizalmas információkhoz ad hozzáférést a megbízó. A kiszervezés esetén a vállalatnak köteleznie kell a szolgáltatót az adatbiztonságra vonatkozó szabályok betartására a bizalmas információk kezelésében.
A bérszámfejtés kiszervezése esetén a vállalatok kevésbé tudják közvetlenül ellenőrizni a folyamatokat és az eredményeket. Ez néha váratlan problémákhoz vagy hibákhoz vezethet, amelyekre csak később derül fény.
Előfordulhat, hogy a bérszámfejtési szolgáltatókkal való kommunikáció és válaszidők hosszabbak lehetnek, mint az belsős csapat esetében. Ez problémákat okozhat sürgős helyzetekben.
Hogy melyik a jobb döntés, a bérszámfejtés kiszervezése vagy belső elvégzése, sok tényezőtől függ. Először is, fontos mérlegelni a vállalat méretét, szakmai szintjét és a rendelkezésre álló erőforrásokat. A vállalatvezetésnek egyértelműen meg kell határoznia a prioritásokat mielőtt meghozza a döntést.
Válassza a HRmaster bérszámfejtési szolgáltatását!
Az HRmaster Bérszámfejtés moduljával átláthatóan és zökkenőmentesen végezheti el bérszámfejtési feladatait. A modul magas fokú automatizációjának köszönhetően jelentősen lecsökkenti a hibalehetőségeket, emellett növeli a folyamatok hatékonyságát.
A modul a kiszervezés minden lehetséges negatívumára megoldást nyújt, miközben minimalizálja az adminisztratív terheket.
Az adatok folyamatos biztonságát és könnyen hozzáférhetőségét a felhő alapú működés biztosítja. A modul webes felületről és mobil eszközről is egyszerűen elérhető, így minden felhasználó gyorsan és megbízható módon hozzáférhet a jogosultságának megfelelő adatokhoz.
A bérszámfejtő program használata során nem kell foglalkoznia a jogszabályi megfeleléssel. A modul folyamatosan frissül, így mindig naprakész a legújabb jogszabályi változásokkal kapcsolatban. Ennek köszönhetően az adózási előírások és bérszámfejtési szabályok könnyen betarthatóvá válnak, elkerülve a kellemetlen szankciókat és büntetéseket.
A felhasználóbarát, modern és rugalmas felület nem csak a HR-osztály, hanem egész csapat munkáját megkönnyítheti. A HRmaster Bérszámfejtés modulja XXI. századi megoldást nyújt a bérszámfejtési folyamat átalakítására és digitalizálására.
Tartsa a lépést a legújabb technológiai fejlesztésekkel és fedezze fel az HRmaster Bérszámfejtés moduljában rejlő óriási potenciált!
