Korábbi blogbejegyzésünkben összegyűjtöttük a legfontosabb információkat arról, hogy milyen jogalapokon milyen mértékű és típusú szabadságok járnak a munkavállalóknak. A nyári szabadságolások időszaka az a periódus, amikorra a dolgozók többsége időzíti nyaralását, így a munkavégzés a távollétek gyakori egybeesése és hossza miatt hajlamos lelassulni, vagy akár akadályokba is ütközhet. Most bejegyzésünkben arról írunk, hogy munkáltatóként milyen eszközeink vannak és hogyan használhatjuk azokat hatékonyan, hogy megkönnyíthessük vállalatunk számára a nyári szabadságolások időszakának menedzselését.
Leggyakoribb problémák a nyári szabadságok idején – és tippek az elkerülésükre
Mivel legtöbb esetben minden dolgozó nélkülözhetetlen munkát végez egy cégnél, ezért sajnos előfordulhat, hogy gyakori, vagy akár nem várt problémák is felmerülnek, amikor egy-egy munkavállaló nyári szabadságát tölti. Ezért érdemes felkészülni csapataink hatékony és okos szervezésével, legtöbbször ugyanis olyasmikből adódnak az akadályok, melyeket megfelelő tervezéssel el lehet kerülni.
Ilyen például, hogyha akad olyan munkavállaló, akinek nincs helyettese. Ez akkor is hátrányos lehet, ha lebetegszik az illető, hiszen szabadsága alatt – habár ez nem az ideális megoldás – még talán be tud segíteni, ha valami halaszthatatlan dolog felmerül. Betegség során azonban ez még ennyire sem lehetséges. Szervezzük úgy a munkát, hogy legyen legalább egyvalaki, aki el tudja oltani a tüzet, ha kell, adjuk meg a lehetőséget minden kollégának arra, hogy nyugodtan kikapcsolódhasson jól megérdemelt szabadsága alatt!
A másik, szintén elkerülhető problémaforrás a szakmailag nem megfelelően szervezett csapatok. Abban az esetben, ha a szabadságát töltő kolléga legégetőbb feladatainak elvégzésére szakmailag senki más nem alkalmas a csapatból, akkor sajnos a helyettesítés megoldása nem lesz teljes mértékben kivitelezhető a nyári szabadság alatt sem.
Ugyanilyen akadályt gördít elénk az is, ha a jogosultságok és döntéshozatali feladatok esetében nem történik meg a megfelelő delegálás. Ez a probléma leggyakrabban a vezetőket és döntéshozókat érinti, de előfordulhat a vállalati hierarchia alsóbb rétegeiben is.
Ami már kevésbé a munkáltatón múlik és leginkább a dolgozók felelőssége és feladata, az az információátadás. Csak akkor működhet igazán hatékonyan a helyettesítés és a távollétek alatti munka, ha a kollégák átadják a szükséges információkat, amelyek elengedhetetlenek ahhoz, hogy a feladatukat legalább készenléti vagy hibaelhárítási jelleggel el tudja végezni a helyettesük – anélkül, hogy szabadsága alatt zavarni kelljen a távollétét töltő munkavállalót.
A munkavállaló hány munkanap felett rendelkezik?
A Munka Törvénykönyve által megszabott, a munkavállalóknak járó szabadságnapokat a munkáltatónak joga és egyben kötelessége is kiadni. Ez egyértelmű, az viszont, hogy a fizetett szabadságok kiadása milyen mértékben függhet a munkaadó rendelkezésétől – azaz, hogy mennyi szabadságnap kapcsán határozhatja meg, hogy a dolgozó mikor veheti azt ki – már annál gyakoribb kérdés.
A törvény azonban nem azt szabályozza, hogy a munkáltató hány szabadságnapot rendelhet el, hanem hogy az összes, életkor szerinti és minden egyéb pótszabadságából mennyivel rendelkezhet maga a munkavállaló. Ez a szám pedig ma Magyarországon hét nap. Természetesen a munkáltató a szabadságok tervezése kapcsán adhat teljesen szabad kezet is munkavállalóinak, de a törvényileg előírt hét napon felül a többi szabadság időbeosztását nem köteles a dolgozó belátására bízni. Ezt a hét napot azonban az év közben kezdett vagy megszűnt munkaviszony esetében arányosítani kell, a munkaadó által elrendelt és a dolgozó által igénybe venni kívánt szabadságok időpontjáról pedig minimum 15 nappal azt megelőzően értesíteniük kell a másik felet.
Hány napból állhat az egybefüggő szabadság maximuma?
A dolgozók rendszerint igyekeznek úgy időzíteni szabadságaikat a heti pihenőnapjaik tekintetében, hogy minél több időt tölthessenek egyhuzamban pihenéssel. Azonban minél hosszabb egybefüggő időszakra esik ki a munkából egy-egy alkalmazott, annál nehezebb áthidalni a távolléttel járó nehézségeket a vállalatnak – adott esetben akár a helyettesként megadott kollégáknak is, akikre ilyenkor jelentősen nagyobb teher hárul. Mivel a munkáltatóknak érdeke, hogy lehetőleg túl hosszú időre ne essen ki a munkából a dolgozó, ezért a Munka Törvénykönyve szabályozza, hogy hány egybefüggő munkanapot vehet ki minimum egyszerre egy adott munkavállaló. Magyarországon a törvényi kereteknek megfelelően az egyhuzamban kivehető szabadság minimum időtartama jelenleg 14 egybefüggő naptári nap.
Átfedések: helyettesítések megoldása
Amikor egy dolgozó szabadságra megy, természetesen a cég élete nem áll meg, így erre az időszakra valakinek át kell vennie a munkából kiesett dolgozó feladatainak azon részét, amelyek halaszthatatlanok és előre nem végezhetők el.
Erre többféle megoldás is létezik, és hogy melyik vállalatnak vagy csapatnak melyik forma válhat be leginkább, az egy soktényezős kérdés. A válasz ugyanis függ a végzett munka típusától is (milyen szakterületen dolgozik az adott munkavállaló), a csapatok összeállításától (milyenek a szakmai kapcsolatok, az információátadás és a munkamegosztás az egyének között), a delegálási lehetőségektől (szakmai hozzáértés és relevancia) és más egyebek mellett még a jogosultsági körök felosztásától is (ki milyen döntéshozatali eljárásban milyen mértékben vehet részt).
Éppen ezért a vállalatok életében rengeteg különböző megoldás alakult ki a helyettesítések megoldására, és a vezetők jellemzően mindenütt a szabadságolás átfedéseinek elkerülésére törekszenek. Van, ahol szakmai területenként vagy ügyfelenként osztják szét egymás között a szabadságát töltő kolléga feladatait a többiek, és van, ahol a csoportvezető veszi át a halaszthatatlan feladatok elvégzését. Összességében viszont talán az a leghatékonyabb, ha az ugyanazon munkakörben dolgozó alkalmazottak párba állítva működnek, és a párok tagjai egymást helyettesítik. Ez a módszer hatékony az információ átadásában, hiszen egy munkavállalónak csak a saját, és egyetlen kollégájának projektjeivel és teendőivel kell naprakészen tisztában lennie, mind pedig abban is segít, hogy a párhuzamosan szabadságukat töltő kollégák számát maximálisan kihasználhassa a csapat.
Összességében megállapítható, hogy minden munkahelynek meg kell találnia azokat az egyedi megoldásokat csapatai számára, amelyek a lehető leghatékonyabb módon segítenek a nyári szabadságok alatti effektív és gördülékeny munkavégzésben.
A HRmaster abban tud támogatást nyújtani, hogy a Munkaidő és szabadság modulja segítségével a vezetők gyorsan és könnyen, digitális platformon keresztül kezelhessék a szabadságok megtervezését, és átlássák, hogy ki mikor lesz házon kívül. A HRmaster Jóváhagyáskezelés modulja pedig a vállalaton belüli delegálást és workflow-t segíti, valamint a jóváhagyások és felelősségi körök kiosztásában és felügyeletében támogatja hatékonyan a vezetők és HR munkáját.
