Az onboarding folyamat, vagyis a vállalathoz érkező új munkatársak beléptetése, a cégkultúrával, az elvárásokkal, a jogokkal és a kötelességekkel való megismertetésük még „békeidőben” is kényes feladat. A felkészültségre még inkább szükség van, ha mindez távolról, home office munkavégzés keretein belül történik. Nézzük meg a teljesség igénye nélkül, hogy mikre kell figyelni az online onboarding során!
A távoli munkahely kialakítása
A 2020. márciusi, hirtelen elrendelt karantén megmutatta, hogy a digitális munkavégzés megteremtése létfontosságú a vállalatok számára. Ha nincs jól működő informatikai rendszer, ha a levelezés, meeting, fájlküldés, és egyéb megszokott, irodai feladatok nem megoldhatók, akkor a home office nem működik. Éppen emiatt a home office onboardingjának első lépése a technológiai alapok megteremtése. Ide tartozik a működő céges telefon, laptop biztosítása, kiszállítása az új kollégához, majd az utóbbi beállítása, szoftverek aktiválása.
Ma már egyre többször előforduló gyakorlat, hogy az otthoni „munkaszéket” is a vállalat biztosítja. Célszerű ezen eszközök házhoz szállítását már az első munkanap előtt megoldani.
Az onboarding megtervezése
Ez is egy belső folyamat, még ha az érdekelt felek nem is találkoznak személyesen. Emiatt ennek megtervezése, az elvárások megfogalmazása az első lépés.
Üdvözlet a csapatban!
Különösen a mostani, nem mindennapi helyzetben lényeges odafigyelni a csapatélményt biztosító momentumokra. Jó gyakorlat például a céges üdvözlőcsomag összeállítása, de egy virtuálisan megtartott első meeting, vagy egy külön felvett csapat vagy vezetői üdvözlővideó is jó megoldás lehet. Minél hamarabb meg kell teremteni annak érzetét, hogy az új munkatársat közeli társak, hús-vér emberek veszik körül. Oda-vissza is működhet a dolog: az új ember is készíthet magáról videót, felvillantva személyiségének érdekes, izgalmas, nem mindennapi vonásait (például a hobbijával). Ma a videós tartalmak sokkal jobban bevonják az embereket, ezért a csak szöveges bemutatkozásokat jobb elkerülni!
Az idegenvezető intézménye
Sok cég alkalmazza az úgynevezett „buddy” gyakorlatát. Ilyenkor egy kijelölt, az új munkatárssal nem egy csapatba tartozó, de vele vagy egy szinten álló, vagy egy általa már ismert kolléga az első hetekben segítségére van. Olyan ez, mintha egy külön ügyfélszolgálatost kapna. Rendkívül fontos, hogy az „idegenvezető” segítőkész és elérhető legyen, de korlátot kell szabni az elérhetőségének.
Elvárások, célok és szokások megismertetése
Bár a felvételi folyamat során sokszor szóba kerül, mégis, érdemes már az elején leszögezni a „játékszabályokat”. Minden cégnek megvan a saját elvárásrendszere, azok a célok, amelyek érdekében dolgoznak a munkavállalók. A nagy, vállalati közös cél mellett a szűkebb csapat, majd az új kolléga KPI-jait minél előbb tudatni kell az érdekeltekkel. A rideg számok mellett természetesen kiemelt jelentőségű a vállalati kultúrába történő bevezetés: milyenek a cég „rítusai”, szokásai, különleges eseményei? A gyors beilleszkedésben sokat segítenek az erről való beszélgetések. Még hatékonyabb, ha ezek az elvárások akár egy online kézikönyv formájában is elérhetők.
Örülök, hogy megismertelek
A menedzserek felelőssége, hogy a belépő kolléga minél hamarabb virtuálisan találkozhasson és megismerkedhessen a munkakörét érintő társosztályok kulcsembereivel! Így egyrészt hamarabb belerázódik a feladatokban, másrészt hamarabb teljes képet kaphat a vállalat felépítéséről és működéséről.
Minél hamarabb megtörténnek ezek a kétszemélyes meetingek, annál jobb mindenkinek.
A mérföldkő megünneplése
Amikor az új munkatárs beépült, folyamatosan dolgozik, kiigazodik a szervezetben, akkor érdemes ezt megünnepelni! A home office-ban ez virtuális eseményeket, közös játékokat jelenthet. A mérföldkő kiválasztása – akár határidőről, akár egy project lezárásáról van szó – lényeges szempont.
