Hogyan készüljön a HR a digitalizációra?

A HR digitalizációja már nem jövő, hanem jelen, de az, hogy ez a folyamat élményt, hatékonyságot és valódi fejlődést hozzon, az az előkészítésen és a megvalósításon múlik. A hazai HR fesztiválünnepe, a HR Fest idén októberben jubilált, hiszen már tizedik éve, hogy megrendezik ezt a szakmai programot. HR-esek, vezetők és szakemberek egy rendezvényen kötetlenül, fesztiválhangulatban, ahol minden a HR-szakmáról, rólunk, Rólatok szólt. A HRFEST10 helyszíne a Millenáris volt, ahol az AI POWERED HR by HRmaster színpadon rendezték meg azt a panelbeszélgetést is, amelyen Dr. Mester Csaba (a HRmastert fejlesztő Evolution Consulting Kft. ügyvezető igazgatója), Luczi Ádám (a Magyar Fejlesztési Bank HR-szolgáltatások osztályának vezetője) és Sipőcz Iván (coach, szervezetfejlesztő) osztották meg tapasztalataikat arról, hogyan lehet sikeresen elindulni a digitalizáció útján, milyen területeken érdemes kezdeni, és mi győzheti meg a vezetést egy ilyen beruházáról. A beszélgetést Koltai Balázs, a Genezit Solutions digitális transzformációs szakértője moderálta.

Az előadást övező érdeklődést jól jelezte, hogy a nagyságrendileg százfős előadóterem megtelt, és még a földön is ültek az érdeklődők az előadáson, amely során a témát illetően Dr. Mester Csaba kiemelte, hogy a HR digitalizáció sikerének egyik kulcsa az, hogy az érintettek semmiképpen sem kényszerként, hanem élményként éljék meg a változást. A HRmaster személyügyi szoftvert fejlesztő cég vezetője hangsúlyozta, hogy a szoftvert használók oktatása és a bevezetés folyamata csak akkor lehet igazán hatékony, ha az érintett kollégák magabiztosak a saját szakterületükön, a digitalizációt segítő megoldáshoz pedig kiforrott, évek alatt finomhangolt módszertan is kapcsolódik.

„Fontos, hogy a digitalizáció során a résztvevők élményként éljék meg a személyügyi folyamatok automatizálását. A jó eredményhez közös gondolkodás, együttműködés és jól átgondolt módszertan szükséges.” 

Dr. Mester Csaba

Dr. Mester Csaba, Luczi Ádám, Sipőcz Iván, Koltai Balázs. (balról jobbra)

Compliance vs. innováció – hogyan lehet egyensúlyt találni?

A digitalizáció nemcsak technológiai, hanem egyben szabályozási kihívás is. Luczi Ádám rámutatott, hogy a HR digitalizáció projektek esetében - különösen a pénzügyi szektorban - gyakori az ellentét az innováció és a compliance között. A HR-vezetők feladata tehát is, hogy az új rendszerek bevezetésekor mindkét szempontot figyelembe vegyék, a hatékonyságot és a megfelelést egyaránt.

 „Van, aki mindent digitalizálna, és azt látná szívesen, ha mindenki egy tablettel mászkálna, mások mindent kinyomtatnának és még a papírt is bekereteznék. A kettő között kell megtalálni az ésszerű információbiztonsági és digitalizációs egyensúlyt.”

Luczi Ádám

Hol érdemes elkezdeni a digitalizációt?

 Sipőcz Iván meglátása szerint nincs két egyforma cég, sem egyforma helyzet. Az előkészítés során le kell ülni és alaposan át kell beszélni a szervezet vezetőivel és döntéshozóival azt, hogy mit és miért szeretnénk digitalizálni, automatizálni.

 „Meg kell vizsgálni, hol a legtöbb a súrlódás, a papír és az adminisztráció. Ott érdemes kezdeni.”

Sipőcz Iván

Dr. Mester Csaba hozzátette, hogy a tapasztalatok szerint a legtöbb HR digitalizációs projekt a toborzás–kiválasztás, a munkaidő-nyilvántartás és a bérszámfejtés területén indul, és mindig ott érdemes elkezdeni a digitalizációt, ahol a folyamtok leginkább fájnak, a leginkább problémát jelentenek a cég életében. Ez is azt mutatja, hogy mindez nem luxusnak számít, hanem a hatékonyabb működés felé vezető út egyik első lépése. Luczi Ádám meglátása szerint minden digitalizációs lépést két szempontból kell megvizsgálni: mit nyer vele a HR, és mit nyer a munkavállaló? Ez a kettős nézőpont segít abban, hogy a digitalizáció valóban élményt és hatékonyságot is adjon.

 Honnan tudom, hogy megéri digitalizálni? Megtérülés, forintok, ROI.

A megtérüléssel kapcsolatosan Dr. Mester Csaba egy IBM-es példát hozott. A cégnél 6 hónap alatt térült meg a teljes HR-digitalizáció. Nemcsak költségben, hanem munkaidő-megtakarításban is. Egy százfős cégnél a teljes HR digitalizáció és a bérszámfejtés kiszervezése akár 10–15 millió forintos éves megtérülést is jelenthet, ami a közvetlen anyagköltségek megtakarításán túl leginkább abból fakad, hogy a munkatársak havi szinten 2–4 órát is nyernek a folyamatok egyszerűsítésével, valamint a fluktuáció is számottevően csökkenthető. A beszélgetés résztvevői egyetértettek abban, hogy a ROI kiszámításánál nemcsak az anyagi, hanem az idő- és hibamegtakarítási tényezőket is figyelembe kell venni.

Hogyan győzzük meg a vezetést?

A digitális fejlesztések gyakran nem a HR szakemberek akaratán, hanem a vezetők döntésein múlnak. Sipőcz Iván meglátása szerint kulcsfontosságú, hogy a HR vezető többször és tudatosan vigye napirendre a témát, és hosszútávú tervben mutassa meg a digitalizáció előnyeit. Hozzátette, hogy ha jól kérdezünk, a döntéshozók elmondják, mi az, ami őket a legjobban érdekli a projektből, és arra biztos fognak pénzt is adni. Luczi Ádám ezt azzal kommentálta, hogy a legfontosabb az, hogy megmutassuk, a digitalizációval nemcsak pénzt, hanem munkaidőt is nyerünk. A kérdés, mire fordíthatjuk a felszabaduló időt? Dr. Mester Csaba szerint pedig gyakran a kényelem a legnagyobb érv:

„Ha megmutatom egy vezetőnek, hogy a fontos, komplex és korábban nehézkesen előállítható riportjai egy kattintással elérhetők, az döntő érv lehet. A digitalizáció végső soron az emberek kényelmét szolgálja, és ez a legerősebb motiváció.”

A panelbeszélgetésből az is kiderült, hogy a HR-digitalizáció pedig nem pusztán technológiai fejlesztést, hanem egyben kultúraváltást is jelent. A jövő HR-szakembereinek új kompetenciái között pedig bizonyosan ott lesz (egyesek szerint már ott van) a digitális tudatosság, az adatértés és a változásmenedzsment, de a legfontosabb továbbra is az emberközpontúság marad, mert a digitalizáció nem a gépekről és a mesterséges intelligenciáról szól, hanem az emberekről, és az emberek munkájának, életének megkönnyítéséről.