A személyügyi rendszerek digitalizálásának története az 1990-es évekig vezet vissza. Az első bérprogramokat a 2000-es évek elején a HR-modulok és szigetrendszerek megjelenése követte, amit a máig tartó automatizáció, integráció, adatelemzés és munkavállalói élmény javítása követ. A HR digitalizáció egyértelműen működési kérdéssé, alapfeltétellé vált. A papíralapú adminisztráció már jó ideje nem kompatibilis a cégek életével, már csak a tempó és a dokumentumbiztonság miatt sem.
Az átalakulással a digitális HR amellett, hogy a munkafolyamatokat automatizálja, lehetőséget kínál arra, hogy a személyügyekkel foglalkozó szakemberek azzal foglalkozhassanak az időrabló adminisztráció helyett, ami számos megközelítés szerint a valódi szakterületük, vagyis emberekkel, döntésekkel, szervezeti működéssel. A monoton tevékenységet pedig kiváltják a szoftverek, gyorsabban, pontosabban, és kevesebb hibával.
HR digitalizáció a gyakorlatban – ott kezdődik, ahol a legjobban fáj
A HR digitalizációs folyamatokat előkészítésénél többnyire azt érdemes megvizsgálniuk a cégeknek, hogy számukra melyik folyamatot érdemes először digitalizálni, és hogyan lehet úgy bevezetni egy új technológiát úgy, hogy azt a munkavállalók is szívesen használják. E résztémában további olvasnivalót itt találsz.
Az egyik megközelítés szerint: Vizsgáld meg, hogy hol fáj legjobban, hol megy el a legtöbb idő és erőforrás, és azt a folyamatot alakítsd át úgy, hogy a munkatársak élményként éljék meg a változást.
A vállalatok többsége ott érzi a legnagyobb nyomást, ahol a legtöbb idő megy el: a nyilvántartások vezetésén, a munkaidő nyilvántartásán és ellenőrzésén, a bérszámfejtés előkészítésén, és éppen a toborzással kapcsolatos adminisztráción. Jellemzően ezeken a területeken ér el a digitalizált HR a leggyorsabban eredményeket, jelen esetben időt és költséget takarít meg, és kevesebb hibát vét.
A digitalizáció másik fontos előnye az átláthatóság. Egy jól felépített rendszer és adatbázis nem csak adatot tárol, hanem olyan összefüggésekre is rámutat, mint fluktuációval, túlórákkal vagy bérköltséggel kapcsolatos adatok és trendek, ezek az információk pedig kulcsfontosságúak lehetnek a döntések meghozatalakor.
Miért lett kulcskérdés az integrált HR-rendszer?
Számos cég találkozik a működése során azzal a helyzettel, hogy a különböző folyamatokat és feladatokat, különböző szoftverekkel és platformokon látja el. Például a toborzás során „A” rendszert használ, a munkaidőt „B”-ben regisztrálja, és van egy külön bérprogramja, egy „C”, amit a dolgozók bérezéséhez használ. Ezt a jelenséget nevezi a HR szakma szigetrendszernek, amikor sok felületen van sok adat tárolva, ebből hosszú távon pedig számos probléma adódhat (duplikációk, eltérő adatok, hibák, időveszteség).
Egy integrált HR szoftver ezt a problémát oldja meg, azzal, hogy a személyügyi folyamatok egyetlen rendszerben futnak, legyen szó akár toborzásról, a munkaidő vagy szabadságok nyilvántartásáról, vagy a bérszámfejtésről. Nem kell ugyanazt az adatot többször rögzíteni vagy keresni, azt kutatva, hogy melyik táblázatban lehet a kutatott információ.
Az integráció előnyei:
- gyorsabbá teszi a folyamatokat,
- csökkenti a hibákat,
- csökkenti a költségeket,
- munkavállalói élményt ad,
- skálázhatóvá teszi a működést a cég növekedésével.
Egy digitalizált, jól integrálható HR rendszer akkor működik igazán, ha nemcsak a HR-esek, hanem a munkavállalók számára is könnyen használható. Ha a szoftver felülete érthető, áttekinthető, gyors és a mindennapi igényeket kiszolgálja, akkor az már nemcsak egy technikai megoldás, hanem valódi felhasználói élmény is egyeben. Így képes a HR-t tehermentesíteni, és gyorsabbá is teszi az ügyintézést.
Hogyan válasszunk digitális HR rendszert?
A szoftverek által kínált funkciók helyett, érdemes megvizsgálni a döntés előtt először azt, hogy a rendszer mennyire illeszkedik a vállalat működéséhez, olyan kérdések mentén, mint:
- Mennyire rugalmas a rendszer?
- Lehet-e később új modulokat hozzáadni?
- Milyen integrációk érhetők el (bér, munkaidő, beléptető)?
- Mennyi idő vesz igénybe a bevezetés?
- Milyen támogatást biztosít a szolgáltató?
- Mennyire komplex, megtanulható a szoftver a munkavállalók számára?
A cég számára nem attól lesz igazán hasznos egy digitális HR rendszer, hogy a kínált funkciók által az mennyi mindenre képes, hanem attól, hogy mennyire képes illeszkedni a vállalat működéséhez - ezáltal megkönnyítve azt.
Mit tartogat a jövő?
A következő időszakra a személyügyi folyamatok digitalizációjának legfontosabb irányaként többnyire az adatvezérelt működést határozza meg a szakma. Az adatok rögzítése és tárolása mellett, kiemeltté vált az adatok felhasználásával végzett elemzés, az előrejelzés és a döntések ezekre való építése.
Ezt a szemléletet erősíti a KPMG Future of HR korábbi kutatása is, amely szerint a HR jövőjét három fő irány határozza meg:
- adatvezérelt döntéshozatal,
- súrlódásmentes digitalizáció,
- munkavállalói élmény központi szerepe.
A digitális rendszerek fejlődésével a HR megkapja (egyes vélemények szerint visszakapja) a valódi emberi oldalt. Az adminisztráció helyett több idő juthat így valódi beszélgetésekre, fejlesztésre, kultúrára, és a dolgozók megtartására. A gyorsabb, átláthatóbb és hatékonyabb működés mellett a munkavállaló pedig érezheti, hogy egy modern, jól szervezett, emberközpontú munkahelyen dolgozik.
