Projektmenedzsment tervezés

Mindenki észrevette már, hogy egyre komplexebb, összetettebb világban élünk. A 0-24 órás elérhetőség, a lassan természetessé vált globális, egymástól akár kontinensnyi távolságra lévő munkatársak együttműködése soha nem látott feladat elé állítja a vezetőket. Szerencsére abban a korban élünk, amikor kifinomult, információ szempontjából áttekinthető digitális eszközök állnak rendelkezésünkre, hogy a projektmenedzsment tervezés folyamatát gördülékenyebbé tegyük.

A projekt fogalma

Egy-egy cégen belül jellemzően háromféle aktivitás képzelhető el: ad hoc (improvizált), rutin- és projekt alapú aktivitás. Ez utóbbi az előző kettő kategóriába is belecsúszhat, vagyis elindulhat pillanatnyi, egy adott üzleti helyzetre való reakcióként, de lehet visszatérő, tervezett esemény is.

Fontos viszont, hogy minden projekt véges ideig tart, vagyis van eleje, vége, célja, eredménye. Rendelkezik szponzorral, vagyis olyan személlyel, aki a az erőforrásokat biztosítja, továbbá egy tágabb csapattal, amelyben projektmenedzserek felelnek az egyes szakaszok teljesüléséért. Sokszor egy adott szervezeten belül többféle terület képviselőit vonják be a projekt megvalósításába (például együtt dolgozik a termékfejlesztés és a marketingosztály). A projektek csoportosíthatók még fajtájuk szerint is: léteznek technológiai, társadalmi, kereskedelmi, az előzőek mixeléséből születettek és események is.

A projekt ütemterve

Mivel a projektek időtartama előre elhatározott, ezért fázisokra kell felosztani. Az ütemterv ennek legjobb eszköze, amely tulajdonképpen időbeli sorrendbe helyezi a projekt során megvalósítandó lépéseket:

• kijelöli azok idejét, időtartamát,
• a határidőket,
• az egymásra épülő feladatok logikai sorrendjét.

Az ütemterv összeállítva nem egy folyószöveg, hanem egy folyamatábra, diagram benyomását kelti. Ezt felrajzolva láthatóvá lesznek azok a kritikus fázisok, amelyekre kiemelt figyelem fog hárulni az egyes elemek teljesülése során.

Az egy-egy feladatra feldarabolt projekt aktivitások köré csoportosul, melyhez időintervallum társul. Milestone, vagyis mérföldkő kijelölésével elkülöníthetők azok a legfontosabb dátumok, melyeknél időre kell szállítani a projekt valamelyik fázisát (például ügyfélélmény szempontjából kritikus területen, ahol nem szabad túl sokáig magára hagyni az ügyfelet).

A Gantt-diagram

Az ütemterv leggyakrabb, legjobban használható, Excelben is egyszerűen felvázolható megjelenési módja a Gantt-diagram. Itt a diagram vízszintes tengelye az időt (napokat, hónapokat), a függőleges részén pedig a feladatokat tüntetjük fel. E megoldás erőssége, hogy jól ábrázolható az egyes aktivitások közötti függés és összefüggés, a feladatok kezdő- és végpontja. A projekt tervezése így jól megvalósítható.

A projekt fázisai

Mérettől és költségvetéstől függetlenül, általában ezek a tevékenységek jönnek szóba:

1. Tervezési fázis, a koncepció meghatározása és elkészítése, amely a menedzsment jóváhagyásával válik hivatalossá.
2. A végeredmény definiálása és az ehhez szükséges út kijelölése.
3. A dizájn azt rögzíti, hogy tágabban értelmezve a „szponzor mit kap a pénzéért cserébe”.
4. Felkészülés, részletes terv gyártása.
5. Megvalósítás.
6. Follow-up: a projekt lezárulása után az eredmény felhasználása, és ha időközben szükségessé vált, ennek adaptálása a megváltozott helyzethez.

A projekt alapú megközelítés várható előnyei

Ahogy látjuk, a projekt elkülönített figyelmet, időt és pénzt kap annak szponzorától. Mivel az ütemterv emiatt jön létre, jól szervezhetők az egyes fázisok, különösen, ha a csapatot jól állították össze, és a tervezés során is odafigyeltek a részletekre. Így ráadásul a konkrét végeredmény tudásának birtokában a hibázás lehetősége is kisebb.

A projektmenedzser szerepe

Ez a pozíció kulcsfontosságú a projekt életében. Ő a hajóskapitány, aki a sokszor háborgó és viharos vizeken átvezeti a csapatot, és segít, hogy a projekt partot érjen. Az ő kompetenciájába egyszerre beletartozik az adott témához kapcsolódó szaktudás, készségek, emberi hozzáállás. Egyszerre csapattag ő és vezető, aki a projekt megtervezésétől kezdve annak follow-up szakaszáig magabiztosan dolgozik, különösen odafigyelve az ütemtervre, a határidőkre és a minőségre. Bonyolultságtól függően nagy előny, ha ez a személy képes a projektcsapat tagjai között felmerülő nézeteltérések elsimítására, a különböző érdekek helyes képviseletére, és ami talán a legfontosabb – az adatok birtokában a megalapozott, idejében történő döntések meghozatalára.

Nem egyszerű feladatkör, de elengedhetetlen a sikerhez.

Digitális eszközök alkalmazása

A papírmunka egyre inkább kikopik a modern irodák napi gyakorlatából. Igaz ez a projektmenedzsmentre is. Ma már digitális megoldások széles köre áll a résztvevők rendelkezésekre, mellyel a projekt egy-egy részfolyamata egyszerűbbé tehető: találunk szoftvert a kollaborációra, a tervezésre, a belső, akár a szponzorok felé végzett kommunikációs teendők elvégzésére.

Néhány szó a Scrum megközelítésről

Az utóbbi években egyre több vállalkozás állt át a Scrum alapú projekttervezésre és -megvalósításra. Maga a struktúra fogalma a rögbiből származik, és alapvetően egy rugalmas megközelítést tesz lehetővé.

A Scrum „szülőhazája” a szoftverfejlesztés. Ott jöttek rá arra a gyakorlatra, hogy a statikus projektszervezés nem mindig előnyös. Ugyanis a hagyományos projekteknél a végeredmény az előre meghatározott, a projekt elején lefektetett ütemterv alapján valósul meg. Fennáll tehát a veszély, hogy időközben az igények változását nem tudja lekövetni se a folyamat, se annak kimenetele. A Scrum ezzel szemben jellemzően kéthetes ciklusokban gondolkodik. Ezekben a sprintnek nevezett szakaszokban történik a termékfejlesztés, utána a köztes eredmény birtokában meghatározzák a következő sprint ütemtervét. A köztes eredmények miatt sokkal hatékonyabban lehet változásokat eszközölni, és ez a csapatnak is feszesebb munkavégzést tesz lehetővé.