A digitális aláírás egyre nagyobb népszerűségnek örvend hazánkban is, hiszen hatékonyabb, gyorsabb és megbízható ügyintézést kínál a vállalatok számára. De mi is ez pontosan és milyen előnyökkel járhat a használata? Blogcikkünkben most utánajártunk!
Mi az a digitális aláírás?
A digitális aláírás egy kriptográfiai módszer, amely arra szolgál, hogy igazolja egy dokumentum, üzenet vagy adat hitelességét és integritását az elektronikus kommunikációban. Hasonló funkciót lát el, mint a kézzel írott aláírás egy papíralapú dokumentumon, azzal a különbséggel, hogy biztonságos és ellenőrizhető módon történik, digitális környezetben. A digitális aláírások megfelelnek a jogszabályoknak, és a lehető legmagasabb szintű személyazonosság-igazolást biztosítják a digitális dokumentumok kezelése során.
A digitális aláírás nem összetévesztendő az elektronikus aláírással, amely egy sokkal szélesebb kategória. Az e-aláírás magában foglal minden olyan elektronikus úton történő aláírást, amely azonosítja az aláíró személyét, legyen szó egy email aláírásról, online kitöltött űrlapról vagy social media posztról.
Milyen előnyei vannak a digitális aláírásnak?
A digitális aláírásnak számos előnye van a papíralapú aláírással szemben. Az alábbiakban összegyűjtöttük melyek ezek a legfontosabb szempontok, amiért érdemes lehet áttérni a digitális megoldásra.
1. Biztonságos
A minden felhasználó számára egyedi, privát kulcs biztosítja, hogy az aláíró valóban az, akinek kiadja magát. Aláírást követően már nem letagadható, hiszen az aláírás kriptográfiai eszközökkel összekapcsolódik az aláíró személyazonosságával. Emellett védi a dokumentum adatintegritását is, így amennyiben a dokumentum módosításra kerülne, az rögtön kiderülne mindenki számára.
2. Hatékony
Az időmegtakarítás fontos szempont lehet a digitális aláírásra átálláskor. Nincs szükség a dokumentumok, üzleti anyagok, szerződések kinyomtatására, mivel az aláírás online, pillanatok alatt létrehozható. Felgyorsíthatjuk cégünk üzleti folyamatait a segítségével, függetlenül a földrajzi elhelyezkedésünktől. Továbbá a nyomtatás és postázás költségeit is megúszhatjuk, így csökkenthetjük adminisztratív költségeinket is.
3. Környezetbarát megoldás
Ahogy már említettünk, nincs szükség nyomtatásra, ebből kifolyólag papírra sem. A papírmentes működés elősegíti a fenntarthatóságot és hozzájárul a környezeti terhelés csökkentéséhez is.
4. Jogilag elfogadott
A digitális aláírások ma már egyenértékűek a hagyományos, papíralapú aláírásokkal, amennyiben megfelelnek az egyes országok különböző törvényeinek és előírásainak. Például az Európai Unióban az eIDAS rendeletének, míg az Egyesült Államokban az ESIGN Act-nek szükséges megfelelniük.
Milyen esetekben érdemes használni a digitális aláírást?
Ma már számos esetben rendelkezésünkre áll a digitális aláírás használatának lehetősége. Legfőképpen azokban az esetekben érdemes a digitális átállás felé nyúlni, amikor különösen fontos a dokumentumok hitelessége és biztonsága.
Az üzleti szerződések, megállapodások pont ilyenek. Ezek esetében a digitális aláírás lehetővé teszi, hogy a felek elektronikus úton, könnyedén, pár kattintással aláírják azokat, akárhol is legyenek, miközben biztosított a hitelesség és az aláírók azonossága.
Elektronikus számla kiállításakor digitális aláírással garantálhatjuk, hogy a számlakibocsátó hiteles, illetve maga a számla utólag ne legyen módosítható.
Banki tranzakciók esetén is használhatunk digitális aláírást, ugyanis védelmet nyújt a pénzügyi csalásokkal szemben, biztosítja, hogy az ügyfél tranzakciója eredeti és valódi legyen.
Ha a szellemi tulajdonunkat szeretnénk védeni akkor is fordulhatunk a digitális aláírás felé, amely hitelesíti a szerzői jogokat és szellemi tulajdont védő dokumentumokat.
HRmaster megoldása
A HRmaster 22 modulos integrált személyügyi rendszerében hamarosan elérhetővé válik a digitális aláírás funkció, amely jelentős előnyt biztosít majd a vállalatok számára az emberi erőforrás menedzsment folyamatokban.
Ezzel a funkcióval a HR-dokumentumok, mint például a munkaszerződések, titoktartási nyilatkozatok vagy teljesítményértékelések, gyorsan és biztonságosan aláírhatók lesznek, teljes mértékben megfelelve a jogi követelményeknek. Az újítás nemcsak időt takarít meg, mivel az aláírás folyamatát teljesen online teszi lehetővé, hanem csökkenti a papírhasználatot és az adminisztratív költségeket is. Ráadásul növeli a folyamatok átláthatóságát és biztonságát, mivel minden aláírt dokumentum könnyen nyomon követhető és auditálható lesz a rendszerben.
