Az elmúlt években a home office általánosságban is növekvő népszerűségnek örvendett, de a nyári időszakban különösen vonzó opció lehet a munkavállalók számára. Az otthoni munkavégzés lehetőséget ad arra, hogy a dolgozók rugalmasabban kezeljék a munkaidejüket, ami különösen előnyös a gyerekes családok számára, akik így könnyebben alkalmazkodhatnak az iskolai szünethez és a családi programokhoz. Otthonról a munkavégzés is komfortosabb lehet a nyári hőségben, hiszen a hőmérsékletet mindenki a saját igénye szerint tudja szabályozni, illetve a formális öltözék is lecserélhető egy kényelmesebb viseletre. A dolgozók több időt tölthetnek a szabadban, elkerülhetik a kellemetlen közlekedési dugókat, így a munkájukat sokkal inkább a saját preferenciáik szerint tudják elvégezni. Hogyan lehet zökkenőmentes a nyári időszak a home office-ok mellett? Ehhez adunk néhány tippet blogposztunkban!
Mit kell tudni a munkarendekről?
Hazánkban a munkavállalók többsége nem rendelkezik túl nagy rugalmassággal a munkarendjét tekintve, hiszen az általános vagy más néven hagyományos munkarend az elterjedt. Eszerint az alkalmazottak hétfőtől péntekig végzik a munkájukat napi 8 órában, heti két pihenőnappal, amely hétvégére esik.
Ugyanakkor munkaszerződésben rögzített keretek között arra is van lehetőség, hogy a munkaidő-beosztás jogát a munkáltató átadja részben vagy egészben a munkavállalónak, ekkor beszélhetünk rugalmas vagy kötetlen munkaidőről, munkarendről.
Ahogy korábbi blog cikkünkben kifejtettük a kötetlen munkarend értelmében a munkavállaló teljes mértékben megkapja a jogot, hogy dönthessen arról, hogy feladatait mikor, milyen időbeosztás szerint látja el a számára kiszabott határidők betartása mellett. Rugalmas munkarendről akkor beszélünk, ha a dolgozó részlegesen dönthet a munkavégzés idejéről. A gyakorlatban jellemzően ez úgy valósul meg, hogy egy meghatározott idősávban, úgynevezett törzsidőben, a dolgozó köteles a munkahelyén tartózkodni, a fennmaradó peremidőt pedig önmaga oszthatja be. A munkaidőkeret így adott, de mégis van némi rugalmassága is.
A munkavégzés helye
A munkavégzés helyét tekintve általában három főbb kategóriát különböztetünk meg, ezek: iroda, távmunka és home office. Mindhárom típusnak megvannak a maga sajátosságai, előnyei és hátrányai.
Az irodában könnyű az együttműködés és a kommunikáció a kollégákkal, egyszerű a hozzáférés a vállalati erőforrásokhoz és eszközökhöz, ugyanakkor időigényes az ingázás és kevésbé rugalmas a munkaidő.
Távmunka esetén bármilyen helyszínről dolgozhatunk, így hatalmas rugalmassággal és szabadsággal rendelkezünk ilyen téren, ennek köszönhetően nincsenek ingázási költségeink sem. Ugyanakkor nehezebb fenntartani a hatékonyságot és a fókuszt, emellett technikai nehézségek és biztonsági kockázatok is felmerülhetnek a munkavégzés során.
A home office a távmunka egy speciális formája, amely során a munkavégzés otthonról történik. Otthoni munkavégzés esetén is nagyfokú rugalmassággal rendelkezünk, emellett kialakíthatjuk saját igényeink szerint a munkakörnyezetünket. Ebben az esetben viszont előfordulhat, hogy nehezebb elkülöníteni a munkát és a magánéletet.
Összességében elmondható, hogy mindhárom munkavégzési forma különböző igényeket és preferenciákat szolgál ki. A munkáltatók gyakran hibrid megoldásokat alkalmaznak, amelyek ötvözik ezeket a formákat, hogy maximalizálják a termelékenységet és a munkavállalói elégedettséget.
3 tipp a munkaadónak, hogy a nyári időszak is zökkenőmentes legyen a home office-ok ideje alatt
1. Elvárások egyértelmű meghatározása és nyomon követése
A munkaadónak a nyári home office ideje alatt is egyértelműen kell kommunikálni a munkavállalók felé a feladatokat, határidőket és elvárásokat, illetve számon is kell kérnie ezeket. Rendszeres megbeszéléseken visszajelzéseket tud adni mindkét fél egymás számára, így mindenki tisztában lehet a teendőkkel és a célokkal. Ezzel elkerülhetők ebben az időszakban is a félreértések.
2. Hatékony kommunikációs eszközök használata
A megfelelő kommunikáció fenntartása a nyári home office ideje alatt is kiemelt fontosságú. A hatékony információáramlás és a folyamatos kapcsolattartás lehetővé teszi, hogy a kollégák rendelkezzenek minden szükséges tudnivalóval, amit a munkájuk ellátása megkíván. Javasolt modern, felhőalapú kommunikációs eszközök használata, mint például a Microsoft Teams vagy a Zoom.
3. Virtuális csapatépítő programok szervezése
Annak érdekében, hogy a nyári home office ideje alatt se szigetelődjenek el a kollégák egymástól, érdemes szervezett online programokat beütemezni a naptárakba. Virtuális csapatépítő programok, mint például online játékok, kvízek vagy akár közös kávészünetek vagy főzések is segíthetnek fenntartani a csapatszellemet és javítani a munkamorált a munkavállalók körében.
3 tipp a dolgozóknak, hogy zökkenőmentes legyen a nyári home office
1. Feladatok priorizálása
Érdemes feladatlistát készíteni reggel a napi teendőinkről és fontossági sorrend szerint haladni az elvégzésükben. Így nyomon követhetjük, hogy mivel vagyunk már készen, vagy mi az, ami éppen határidős. A feladataink megtervezésével egyfajta keretet is tudunk adni a napunknak.
2. Munkakörnyezet optimalizálása
Fontos, hogy otthoni munkavégzés alatt is megfelelő és nyugodt környezettel rendelkezzünk. Érdemes ergonomikus széket, illetve állítható asztalt is beszerezni az egész napos ülőmunkához. Emellett a külvilág kizárása is nagyon fontos, kapcsoljuk ki a TV-t és lépjünk ki a közösségi médiából a feladataink elvégzéséig, hogy ne terelje el a figyelmünket!
3. Munka magánélet elkülönítése
Folyamatos home office esetén gyakran esünk abba a hibába, hogy nem tudjuk elkülöníteni a munkát és a magánéletünket. Miután befejezzük az adott napi feladatainkat, fontos, hogy elszakadjunk a számítógéptől, kikapcsoljuk azt és a családunkra koncentráljunk.
Milyen feltételek szükségesek a home office-hoz?
Az alábbi feltételek teljesülése segít abban, hogy a home office gördülékenyen és hatékonyan működjön mind a munkavállalók, mind a munkaadó számára.
1. Technikai feltételek
- Megfelelő számítógép/laptop biztosítása
- Stabil internet hálózat megléte
- Munkahelyi szoftverek és hálózatok elérésének biztosítása
2. Fizikai feltételek
- Nyugodt, csendes munkakörnyezet
- Kényelmes, ergonomikus munkaállomás megléte (szék, asztal, világítás stb.)
3. Munkaszervezési feltételek
- Világos és pontos feladatkiosztás, elvárások és célok meghatározása
- Rendszeres kommunikáció a csapattagokkal, vezetőkkel
- Szabadnapok rögzítése előre és a helyettesítések tisztázása
4. Szociális feltételek
- Csapatkohézió fenntartása az elszigetelődés ellen
- Munkaadó támogatásának és elérhetőségének biztosítása a munkavállalók részére
5. Jogi feltételek
- Személyes és céges adatok védelmének biztosítása
- A vonatkozó munkaügyi törvények és előírások betartása
- Munkaidő-nyilvántartás naprakész vezetése
A HRmaster megoldása a home office kérdésére
A HRmaster Munkaidő és szabadság moduljának home office funkciója egyszerűen biztosítja az otthoni munkavégzés feltételeit. A szabályozás feltételrendszere részletesen paraméterezhető egy adminisztrációs felületen, ami keretet ad a munkavállalók és a munkáltató képviselői (vezetők, HR) számára az igénylések és elrendelések vonatkozásában.
Például a modul segítségével személyre szabottan meghatározható:
- a munkáltató által éves elrendelhető home office napok száma
- a munkavállaló által éves, havi, heti szinten igényelhető napok száma
- a hét mely napjaira engedélyezett home office igénylés
- az igényelhetőség ünnepnapok előtt és után
- az igénylés hány egymást követő napra engedélyezett
- az igénylési jogosultság cégek, munkakörök, szervezeti egységek, jogviszony típusok számára is.
A szabadságok igényléséhez hasonlóan, az otthoni munkavégzési engedélyt is a saját naptárjukból vagy a főoldalon kihelyezett widgetről igényelhetik a dolgozók. Ezt bárhonnan és bármikor megtehetik, hiszen ez a funkció a HRmaster mobil applikációján keresztül is elérhető néhány kattintással. Ez a felettesek által könnyedén követhető, jóváhagyható és riportálható, illetve a teljes folyamat e-mail alapú figyelmeztetésekkel támogatott. Home office-t a rendszerben egész napra, de akár tört napra (munkanap bizonyos óráira) is lehet rögzíteni.
Ismerje meg a HRmaster komplex rendszerét, és fedezze fel a HR új világát!
