Az onboarding jelentése az új munkavállaló szervezetbe történő integrálása. Célja a dolgozó beilleszkedése, a feladatainak mihamarabbi elsajátítása és a céges kultúra megismerése. Egy onboarding folyamat sikeressége nagy mértékben múlik a megfelelő tervezésen, a kommunikáción és a folyamatos támogatáson. Ugyanis egy jól megtervezett onboarding segíthet az új munkavállalóknak gyorsabban beilleszkedni és hosszú távon elköteleződni a szervezet iránt, emellett pedig az employer brandingünk megítélését is javíthatja hosszú távon. Milyen nehézségei vannak egy onboarding folyamatnak és milyen hibákat követhetünk el, amiket mindenképp érdemes elkerülni? Blogposztunkban most összeszedtük ezeket és néhány jól bevált gyakorlattal is készültünk!
Felmérések szerint a munkavállalók 86%-a az első fél évben eldönti, hogy hosszú távon tervez-e a cégnél maradni, vagy sem. Ráadásul egy rossz onboarding élmény által kétszer valószínűbb, hogy az új alkalmazott ismét új munkahely után kezd el nézelődni.
A jó onboarding folyamat azt hivatott elősegíteni és elérni, hogy az új munkavállalók hosszú távon is a cégnél maradjanak, így a munkaerő-megtartásban is fontos szerepe van.
Milyen nehézségekkel szembesülhetünk az onboarding során?
Először fontos, hogy megértsük az új munkavállaló motivációját és igényeit, majd a meglévő csapattagok elvárásaival ezt összehangoljuk. Türelmesnek kell lennünk, hiszen az új belépőnek időre van szüksége, hogy megszokja az új munkakörnyezetet, kollégákat és munkamódszereket, illetve megismerje és adaptálja a vállalati kultúrát és értékeket. Az új munkavállaló számos technikai kihívással is szembesül, meg kell tanulnia az új rendszereket, szoftvereket és munkafolyamatokat.
Az onboarding folyamata időigényes lehet, ami befolyásolhatja az új munkavállaló termelékenységét az első hónapokban – azonban nem szabad türelmetlennek lennünk. Emellett a meglévő munkatársaknak is időt kell szánniuk az új munkavállaló segítésére és betanítására.
Milyen hibákat érdemes elkerülni, hogy csökkentsük az onboarding folyamattal járó nehézségeket?
1. Előkészületek hiánya
Az első benyomás nem feltétlenül lesz pozitív az új munkavállaló számára, ha az első napján még nincs kialakított munkaállomása és eszközei. Azt az érzést keltheti benne, hogy nem várták, és felesleges – ez hamar megöli a lelkesedését.
2. Belső oktatás, tréning hiánya
Minden új belépőnek szüksége van oktatásra, attól függetlenül, hogy rendelkezik-e munkatapasztalattal, vagy sem. A tréning biztosítja, hogy megkapja azokat az információkat, amik szükségesek ahhoz, hogy elláthassa a munkáját, megismerkedjen magával a vállalattal, a termékeivel és kultúrájával. Ez elősegíti, hogy mihamarabb beilleszkedjen és teljes értékű munkavállalóvá válhasson. Azonban arra is figyelni kell, hogy a belső tréningek ne terheljék túl az új belépőt, a túl intenzív oktatás nem fogja segíteni a felzárkóztatást, inkább az ellenkezőjét érheti el, és a friss munkavállalóban csak szorongást fog kelteni.
3. Célok kitűzésének a hiánya
Fontos, hogy a próbaidő során célokat tűzzünk ki az új munkavállalónk számára, amelyek reálisak, elérhetőek és mérhetőek. Ennek köszönhetően az új belépő is fel tudja mérni, hogy miként halad, mennyire teljesíti a cég elvárásait, illetve a szervezet is nyomon tudja követni és értékelni a fejlődését.
4. Visszajelzések hiánya
Az onboarding folyamat alatt különösen fontos a tájékoztatás és a kölcsönös visszajelzés-adás a munkáltató és a munkavállaló részére is. Ebben az időszakban még orvosolható bármilyen felmerülő probléma, így elkerülhető, hogy új belépőnk esetleg új munkahely után nézzen.
5. Onboarding személyre szabásának a hiánya
Gyakori hiba, hogy minden munkavállalót ugyanazon az onboarding folyamaton szeretnénk végigvezetni. Eltérő munkakörök esetében vannak átfedések, mint például a tűz- és munkavédelmi oktatás, azonban ezeken kívül általában eltérő onboradingot igényelnek. A munkakörökhöz igazítás mellett azt is figyelembe kell vennünk, hogy mindenki másként tanul és más ütemben adaptálja az új információkat. Vannak, akik gyakorlati úton, egy mentor segítségével tudja a leghamarabb alkalmazni a tudást, míg másnak oktató anyagok, e-learningek nyújtják a legjobb megoldást.
10 tipp, a sikeres onboardinghoz
Az alábbi jól bevált gyakorlatok követésével biztosíthatjuk, hogy új munkatársaink megkapják a megérdemelt pozitív kezdést:
1. Preboarding alkalmazása
A munkavállaló onboarding élménye már az első munkanap előtt megkezdődik. A munkába állás előtti időszakban már elkezdhetjük lelkesíteni új belépőnket, küldhetünk például egy vállalati csomagot neki (logózott tollat/kulacsot vagy jegyzetfüzetet), és bátoríthatjuk arra, hogy kérdezzen bármit, amit szeretne. Elküldhetjük akár az onboarding ütemtervet is, hogy tudja, mire számíthat az első napon, így azt érzi, hogy várjuk és felkészültek vagyunk az érkezésére.
2. Adminisztratív feladatok mielőbbi elvégzése
Jó ötlet előre elvégezni az adminisztratív feladatokat, például a vállalati e-mail cím létrehozását vagy a HR számára szükséges papírok kitöltését, hogy az első nap ne csak erről szóljon. Mindenképp pozitívum az új munkavállaló számára is, ha például ezeket az űrlapokat elektronikusan is ki tudja tölteni, bárhonnan és bármikor.
3. Csapattagok bevonása a folyamatba
A sikeres onboarding közös erőfeszítés, ami azt jelenti, hogy nem csak a felvételi menedzserek és a HR osztály vesz részt benne. Érdemes gondoskodni arról, hogy más munkavállalók, menedzserek, felügyelők és még a felső vezetők is értsék az onboarding folyamatot és a szerepüket benne.
4. Mentor kijelölése
Az új munkavállaló számára könnyebbséget jelenthet, ha egy mentorral párosítjuk, akivel rendszeresen találkozhat és egyeztethet, így lesz mellette valaki, akihez a kérdéseivel és aggályaival fordulhat. Ideális esetben ezek a mentorok kollégák, és nem közvetlen felettesek, így az újoncok kényelmesebben kérdezhetnek a kultúráról és a csapatról is. A mentorprogram lehet formális vagy informális, ahogy a szervezet megkívánja.
5. Az első nap benyomása
Az új munkavállaló első napjának egyszerre kell kellemesnek, ugyanakkor informatívnak lennie. Nem feltétlenül fog pozitív képet alkotni szervezetünkről, ha az első nap teljes egészében a papírok kitöltésével zajlik, majd magára hagyjuk. Érdemes lehet megkérdezni a jelenlegi munkavállalókat, hogy mit szerettek vagy nem szerettek az első napjukon. Ezek az információk értékes betekintést nyújthatnak a jövőbeli első napok tervezéséhez. Íme néhány tipp, ami beválhat az első napon:
- készítsük elő az új munkavállaló asztalát, eszközeit,
- generáljuk le az email címét és jelszavát érkezését megelőzőleg,
- küldjünk ki vállalati emailt, amelyben bemutatjuk az új munkavállalót a többiek számára,
- ne hagyjuk magára ebédkor sem, hiszen valószínűleg még nem fogja megtalálni a helyét a közösségben,
- legyünk türelmesek és válaszoljunk a kérdéseire.
6. Célok meghatározása
Ha a célokat azonnal, már az onboarding folyamat elején meghatározzuk, az új csapattag egyértelmű képet kap az elvárásokkal és a próbaidő végéig teljesítendő kritériumokkal kapcsolatban. Így nagyobb valószínűséggel fog tudni ezeknek megfelelni és teljesíteni az elvártak szerint.
7. Új kolléga fokozatos terhelése
Őszintén szólva, senki sem akarja túlterhelten kezdeni az első napjait vagy heteit egy új munkahelyen. Ahhoz, hogy az új munkavállalónak sikerélménye legyen, olyan feladatokat érdemes adni neki, amely a betanulási szintjéhez mérten teljesíthető.
8. Kultúra ismertetése
Végső soron az alkalmazottakat nem csak a fizetése érdekli, a legtöbb esetben szeretnének egy nagyszerű kultúrájú cégnél dolgozni. A pozitív kultúra motiválja és produktívvá teszi az alkalmazottakat is. Ezért fontos, hogy a bevezetési folyamat során bemutassuk a vállalat kultúráját az új belépő számára is. Ismertessük, hogy mi az, ami egyedivé teszi cégünket és milyen értékekkel rendelkezünk.
9. Rendszeres ellenőrzések
Az onboarding nem ér véget azzal, hogy az új munkavállalók kitöltötték a papírokat, megismerték a csapatot és elvégezték a vállalati belső képzést. Ez egy állandó folyamat, amely heti, havi vagy negyedéves ellenőrzéseket igényel. Ezek az ellenőrzések lehetőséget adnak arra, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy elégedettek-e az új munkavállalóink. Érdemes lehet egyeztetni velük arról, hogy hogyan érzik magukat, szükségük van-e további képzésre vagy támogatásra. A rendszeres ellenőrzések különbséget tehetnek egy hosszú távú, produktív munkavállaló és egy korán kilépő között.
10. Onboarding folyamat felülvizsgálata
Az onboarding folyamat nincs kőbe vésve. Valószínű, hogy időről időre változtatni szükséges rajta. Érdemes visszajelzéseket kérni felméréseken vagy beszélgetéseken keresztül a jelenlegi munkavállalóinktól, hogy tudjuk mit csinálunk jól, és hol javíthatunk a folyamaton. A vállalat folyamatosan fejlődik és alakul az idő múlásával, így érdemes a folyamatainkat is trendeknek megfelelően aktualizálni.
A HRmaster onboarding megoldása
Az új munkavállalók beilleszkedése kulcsfontosságú a vállalati kultúra és teljesítmény szempontjából. Ez a folyamat azonban gyakran kihívásokkal teli lehet mind az új belépők, mind pedig a vezetőség számára. A HRmaster Mentoring modulja hatékonyan segíti az integrációt, új munkatárs érkeze vagy cégen belüli áthelyezés esetén.
Miben támogatja a Mentoring modul az onboarding folyamatot?
- Szakmai fejlődés: A mentorok profilján keresztül megjelölhetjük, hogy ki lehet mentor, illetve rögzíthetjük szakmai mentorálási területüket is.
- Átláthatóság és követhetőség: A mentorok profilján láthatjuk a korábban mentorált kollégákat, valamint azt is, hogy éppen kivel dolgoznak együtt.
- Rugalmasság: A mentorálás időtartama általában a próbaidő végével zárul, de egyedi esetekben alkalmazkodunk az igényekhez.
- Célkitűzések és értékelések: A program során mentori célkitűzéseket rögzíthetünk, valamint rendszeres értékeléseket és visszajelzéseket kaphatunk.
- Eredmények nyomon követése: Különböző visszajelző űrlapok és beépített riportok segítségével könnyedén áttekinthetjük a program eredményeit, az előrehaladást és az esetleges fejlesztési területeket.
A hatékony onboarding nem álom többé – a HRmaster közreműködésével a munkavállalók beillesztése gyors és gördülékeny lehet!
