A home office önmagában nem jelentett nagy újdonságot, és kiemelt juttatási elemként a cégek némelyikénél már évek óta fellelhető is volt. Azt viszont senki nem gondolta volna, hogy olyan helyeken is a mindennapi munkaszervezés része lesz, ahol korábban fel sem merült az otthoni munkavégzés lehetősége. Ma a pandémiás helyzet nyomására a teljes home office is gyakori jelenség lett, és valószínűleg is velünk maradt, többnyire valamilyen hibrid modell formájában.
Dilemmák a home office keretei között
Miután a technikai feltételeket sikerült felállítani, számos további kérdés merült fel az otthoni munkát bevezető vállalatoknál. A legtöbben eljutottak odáig, hogy megfogalmazták a legfontosabb ökölszabályokat:
- Az üzletmenet nem állhat meg
- A munkavégzést olyan hatékonysággal kell teljesíteni otthon is, mint a munkahelyen
- A jogszabályi kereteket ilyen keretek között is be kell tartani
- A személyügyi folyamatokat biztosítani kell az új környezetben is
A fentiek mindegyike kapcsolódik a HR területhez közvetetten vagy közvetlenül. Az utolsó két pont természetesen a legdirektebb módon, de ezek jelentős hatást gyakorolnak az első kettőre. Olyan kihívást jelent a távmunka kereteihez igazodva biztosítani a HR ütőképes működését, ami teljesen új, leginkább digitális alapokon nyugvó megoldásokat kívánnak meg.
Vegyük sorra, milyen pótolhatatlan előnyökkel jár a digitális platformra épített home office működés!
- A jogszabályoknak megfelelő módon kezelhető
Mint a munkajog minden területe, a home office is szabályozott. Sok hit és tévhit lengi körbe a témát, a pandémiás helyzetben többször változtak is a szabályok, ideiglenes rendelkezések is megjelentek, majd ezek többnyire meg is szűntek.
Ha fontos számunkra, hogy a szabadságokat jogszerűen kezeljük, a home office esetében is hangsúlyt kell erre fektetnünk. Ezt pedig informatikailag lehet leginkább garantálni.
- Követhető, hogy ki hol és mit csinál éppen
A kolléga nincs az irodában. De vajon szabadságon van vagy home office-ban dolgozik? Netán beteg?
Ezt néhány tíz fős cég esetén is szinte lehetetlen követni, de több száz vagy ezer fő esetén még a leghalványabb esély sincs rá.
A home office vonatkozásában éppen olyan folyamatokat érdemes kidolgozni, mint a szabadságok esetén. Az igénylés-jóváhagyás-elrendelés folyamatszerű kezelése mindenki számára érthetővé teszi a működést és így a vezetők, HR-esek és kollégák is azonnal láthatják, hogy kit hol kell keresni éppen.
A HRmaster szoftver Munkaidő moduljában a home office folyamatok kezelése pontosan úgy működik, mint a szabadságmenedzsment, így mindenki azonnal képes használni intuitív módon.
- A home office összehangolható a vállalati célokkal
Ahogy a szabadságokat is gondosan tervezik a cégeknél, hogy a céges működéssel összhangban legyenek, ugyanígy megtehető ez a home office esetén is.
Célszerű egy jól átgondolt home office szabályzatot megalkotni, ami egyértelműen leírja, hogy évente/havonta/hetente hány nap tölthető home office-ban, esetleg még pontosabban kijelöli, hogy melyik munkakörben milyen feltételekkel vehetők ki otthoni munkavégzésre napok. A vezetők által kiadható napok szabályozása épp ennyire fontos.
Amennyiben ez a szabályzat paraméterezhető módon a személyügyi szoftverben is beállítható, verhetetlen hatékonysággal lesz képes támogatni a folyamatokat.
A HRmaster szoftver Home office modulja ezen az elven működik és biztosítja a sikeres és gördülékeny távmunka-menedzsmentet.
- A nyilatkozatok kitöltése is digitalizálható
A pandémia idején otthon tartózkodó munkavállalók körében végzett éveleji vagy a belépők számára belépéskor szükséges nyilatkoztatások komoly fejtörést jelentettek. Nyomtatás, aláírás, szkennelés… Az ilyen ötletek hamar megbuktak.
A HRmaster szoftverben azonban lehetségessé vált a digitális nyilatkoztatás a munkavállalók és a jelöltek számára is, ami pofonegyszerűvé tette az egész folyamatot. Hihetetlen módon sikerült csökkenteni a nyilatkoztatás idejét és növelni a kitöltési hajlandóságot.
- A vállalati kommunikáció is a 21. századba léphet
A hirdetőtáblák és a körlevelek, valamint a néha személyesen tartott tájékoztatók sokáig kielégítőnek tűntek a vállalati belső kommunikáció eszköztárában. Ezek alkalmazhatóságát azonban az otthoni munkavégzés nagyban csorbította vagy akár meg is akadályozta.
A HRmaster Kommunikációs modulja azonban olyan távlatokat nyitott, ami egyaránt képes támogatni a vállalatok belső kommunikációját a munkavállalói felé és kifelé, a jelöltjei irányába is. A közösségi médiát idéző működés, a felhasználói élmény és az izgalmas keretek azonban fontos köldökzsinórt jelentenek az otthon dolgozó vagy más telephelyen ülő kollégák felé is. Bolla Katalin cikke a HRmaster Magazin 2. számában pont arra mutatott remek esettanulmányt, hogy milyen eredményesen mozgathatók meg a kollégák, motiválhatók a közös aktivitásra és tehetők elkötelezetté a digitális platformon keresztül. A kreativitás és technológia találkozása szó szerint csodákat képes teremteni.
