A körülöttünk lévő világ digitalizáció útjára lépett, így az olyan újszerű megoldások, mint a digitális aláírás szerepe is egyre inkább növekszik. Ez az eszköz nem csak praktikus, hanem már-már elengedhetetlen a vállalatok számára. A digitális aláírás készítése lehetővé teszi, hogy az üzleti tranzakcióinkat gyorsan, hatékonyan és biztonságosan végezzük el, papíralapú dokumentumok kezelése nélkül. Összefoglaltuk, mit kell tudni róluk!
A digitális aláírás egy modern megoldás a munkáltató és az alkalmazottak számára, ami megkönnyíti, illetve felgyorsítja a munkafolyamatokat. A távoli munkavégzés térhódítása és a „home office” népszerűsége miatt a kézzel írott aláírások megszerzése egyre nehezebb feladatot jelent. Egy távoli munkakörnyezetben az elektronikus aláírások révén elkerülhetők a papíralapú ügyintézés nehézségei, mint például a postai küldemények és a személyes találkozók. Ez különösen fontos a gyors döntéshozatalhoz szükséges szerződések és egyéb hivatalos iratok esetében.
A virtuális aláírások használata növeli a biztonságot és a dokumentumok hitelességét, ami alapvető fontosságú a virtuális környezetben, így egyre inkább kulcsfontosságú eszközzé válnak a modern munkahelyek számára.
Ezen felül a papíralapú dokumentumkezelés nem kevés adminisztrációs teherrel és költséggel jár, melyek könnyen minimalizálhatók, ha a cég fogékony az újításokra. Napjainkban a környezetvédelem sem elhanyagolható tényező, a digitalizációval azonban megszabadulhatunk az irodában tornyosuló papíroktól.
Jogi szempontok
A digitális aláírás ma már egy jogilag teljes mértékben érvényes és elfogadott megoldás. Az olyan törvények és szabályozások, mint például az eIDAS rendelet az Európai Unióban, jogilag elismerik, emellett garantálják az e-aláírás biztonságát és megbízhatóságát. Ezzel lehetővé teszik az elektronikus úton történő üzleti megegyezéseket és tranzakciókat. A jogszerű digitális aláírásnak a megfelelő tanúsítványokkal és biztonsági intézkedésekkel kell rendelkeznie, csak így kezeskedik a dokumentumok hitelességéről és a felek azonosításáról.
Mindezek mellett a digitális aláírások használata abban is segít, hogy a vállalatok megfeleljenek a jogi szabályoknak, hiszen a legtöbb rendszer automatikusan rögzíti az aláírás idejét és a szerződő felek azonosító adatait.
Fontos megjegyezni, hogy használatuk azonos jogi következményekkel jár, mint a kézzel írott aláírás. Vagyis, egy megfelelően hitelesített, digitálisan aláírt dokumentum jogérvényes és jogi bizonyítékként is szolgálhat bíróság előtt.
Digitális aláírás készítése lépésről lépésre
A digitális aláírás készítése egyszerű és gyors folyamat. Íme a lépések, amelyeket követve létrehozható:
1. Válasszunk egy megbízható szolgáltatót: A hitelesítés első lépéseként szükség van egy olyan digitális aláírási szolgáltatásra, amellyel biztosítható az aláírások hitelessége és megfelel a jogi követelményeknek.
2. Regisztráció és azonosítás: A szolgáltató oldalán a regisztrációs felület kitöltése során azonosítanunk kell magunkat. Az azonosításhoz szükség van hivatalos iratainkra is. Ezt általában egy gyors, online folyamat keretein belül végezhetjük el, ahol csak néhány alapvető információt kell megadnunk magunkról.
3. Digitális tanúsítvány beszerzése: A szükséges adatok megadása után a szolgáltató kiállít egy digitális tanúsítványt, amellyel el is készül saját digitális aláírásunk. Ez a tanúsítvány biztosítja, hogy az aláírásunk jogilag érvényes.
4. Dokumentum előkészítése: Készítsük el a dokumentumot, amelyet alá szeretnénk írni digitálisan. Ez lehet bármilyen fájlformátum, amit a szolgáltató támogat, például PDF, Word stb. Fontos, hogy a dokumentum teljes mértékben készen legyen, ne igényeljen további módosításokat, hiszen az aláírás egy véglegesítési lépés.
5. Aláírás létrehozása: Az aláírás létrehozása a szolgáltató felületén történik. Itt egyszerűen kiválaszthatjuk a dokumentumot. A legtöbb helyen az „Aláírás” gombra kattintva el is végezhetjük a folyamatot, azonban ez szolgáltatónkként változhat. Az aláírási folyamat általában néhány másodpercet vesz igénybe. A rendszer ezután automatikusan létrehozza a digitális aláírást a megadott dokumentumhoz.
6. Dokumentum küldése: Az aláírt dokumentumot ezután könnyedén letölthetjük, vagy elküldhetjük a címzettnek. Ügyelni kell az aláírt dokumentumok biztonságos tárolására.
7. Nyomon követés: A digitális aláírások rendszere rendelkezik egy olyan funkcióval is, ami lehetővé teszi a dokumentumok állapotának nyomon követését is, így mindig naprakészek lehetünk az adott dokumentummal kapcsolatban és tudni fogjuk, hogy kinek kell még aláírnia.
Hamarosan érkezik a HRmaster megoldása
A HRmaster 22 modulos kínálatában hamarosan elérhető digitális aláírási megoldás nemcsak a fenti lépéseket egyszerűsíti le, hanem integrálja azokat a HR folyamatokba is. Szoftverünk ezen funkciója kisvártatva lehetővé teszi, hogy a munkavállalók gyorsan és biztonságosan aláírják például a munkaszerződéseket, belépési nyilatkozatokat és egyéb fontos dokumentumokat, mindezt egy felhasználóbarát felületen. A digitális aláírási rendszer amellett, hogy felgyorsítja a munkaügyi folyamatokat, növeli a biztonságot is, hiszen minden dokumentumot titkosít és biztonságosan tárol.
A digitális aláírás segítségével a HR-osztályok gyorsabban és hatékonyabban végezhetik munkájukat, miközben csökkentik a papíralapú adminisztrációt. Ez értékes időt takarít meg, illetve a kevesebb papírfelhasználás révén hozzájárul a környezettudatos, fenntarthatóbb működéshez is.
