A dolgozó ember számára az egyik legalapvetőbb és legfontosabb tényező a fizetés, vagyis a munkája elvégzéséért kapott bér, ami persze kiegészülhet egyéb juttatásokkal is. Minden esetben a bérszámfejtő munkájának eredménye, hogy az emberek a megfelelő időben megkapják munkabérüket és egyéb járandóságaikat, figyelembe véve olyan tényezőket, mint a betegség, szabadság és fizetésemelés. Mi az a bérszámfejtés és mivel foglalkozik a bérszámfejtő? Ismerjük meg az alapfogalmakat!
Mi az a bérszámfejtés és miért fontos?
A laikus emberek viszonylag nagy része tájékozatlan annak kapcsán, hogy miből is tevődik össze a fizetésük. Ebből kifolyólag sokan azt hiszik, hogy a bérszámfejtés folyamata, a bérszámfejtő lapok digitalizálásával akár teljes mértékben megoldható lenne csupán automatizált rendszerekkel, az emberi tényező jelenléte nélkül. Sokan azt is gondolják (tévesen), hogy a bérszámfejtőnek csupán a hónapvégi záráskor van feladata. A bérszámfejtés azonban ennél sokkal bonyolultabb munkakör, hiszen nem csupán a munkabérek kifizetéséből áll, hanem megannyi más tényező mellett, még az aktuális jogszabályi változásokat is figyelembe kell venni minden egyes hónapban.
Mivel foglalkozik a bérszámfejtő?
Mivel az összes, dolgozót érintő bérkiadás számfejtése és munkaidő-kimutatása a bérszámfejtő feladat, az ő felelősségi körébe tartozik, számolnia kell a különböző adók és járulékok levonásával is. Ez minden munkavállaló esetében eltérő lehet, hiszen az adott dolgozó egyedi körülményeit is figyelembe kell venni. Így tehát a TB, azaz társadalombiztosítási adó, az egészségügyi adó, az esetleges munkanélküli járulékok és az SZJA, azaz a személyi jövedelemadó mellett még a nyugdíjjárulékokat is számításba kell vennie a bérszámfejtés folyamata során. Ezeket a bérösszesítők segítségével tudja megtenni, amelyek tartalmazzák a cég összes munkavállalójának jövedelmeit, levonásait, járulékait és a közterheket.
Ezen kívül a bérszámfejtő havonta elkészíti a bérfeladásokat a munkahelyi jelentés alapján: ez a foglalkoztatottak munkabérének, a levonásoknak és a kifizetendő nettó bérek összegének a megállapítása. Amikor ezekkel elkészült, a bérfizetési jegyzékek összeállítása következik, amely nem más, mint a bérszámfejtésben szereplő tételekről, a levont járulékokról és adókról, valamint az adott munkavállaló kifizetéseiről szóló igazolás.
A bérszámfejtő feladata az egyes pénzintézetekkel és a könyvelő szakemberekkel történő kapcsolattartás is, ráadásul, ha a munkavállalóknak a saját bérezésükkel, adózásukkal vagy a könyvelés menetével kapcsolatosan kérdésük merül fel, ők is a bérszámfejtéssel foglalkozó HR-est keresik. Mindezen felül természetesen a bérszámfejtő az egyes, saját feladataival kapcsolatos nyilvántartások frissen tartásáért is felel.
Bármikor megeshet, hogy egy-egy munkavállaló lebetegedik, vagy még rosszabb esetben munkahelyi balesetet szenved. Az ilyenkor elvégzendő TB-ügyintézés, bejelentés vagy adott esetben a baleseti táppénz ügyintézése, és az ezekkel kapcsolatos adminisztráció terhe szintén mind a bérszámfejtő vállát nyomja. Ezen felül pedig, mivel a munkaadó csak azokra a napokra ad munkabért, amelyeket ledolgozunk, így a munkából kiesett időre járó, az állam által a TB keretein belül biztosított bérelszámolás szintén extra adminisztrációt jelent a bérszámfejtést végző kolléga számára – hiszen a TB járulék összege minden hónapban az adott munkáltató bruttó béréből kerül levonásra.
Van azonban pozitív eset is: amikor a munkavállalók fizetésemelést, bónuszt, vagy egyéb jutalmat kapnak. Ennek az adózási törvények miatt megint csak más a bérszámfejtési módszere. Hasonlóképp, más közteher fizetési módszert kell alkalmaznia a bérszámfejtőnek a cafeteria vagy egyéb, béren kívüli juttatások esetében is. Ezeknek az adminisztrációja is mind az ő feladata, ahogy a kötelező és adható bérkiegészítések és az esetleges egészségpénztári utalások kezelése és adminisztrálása is.
Amikor új munkavállaló kerül a céghez, akkor az ő dokumentumai és beléptetése kapcsán is egy sor feladat hárul a bérszámfejtést végző specialistára, hiszen az állományba vétel mellett ő készíti el a munkaköri leírást és a munkaszerződéseket is, valamint ő is jelenti be a NAV felé az új alkalmazottat. Ha pedig az új munkatárs beléptetése nem hónap elején, hanem hónap közben történik meg, akkor az első havi bérének számfejtése szintén nem a továbbiakban szokványos számok alapján történik meg.
Gyakran előfordul, hogy esetleges, időközi kifizetések merülnek fel, vagy ha például a munkavállaló több munkaadónak is dolgozik, akkor nem feltétlenül esnek egy adott napra a fizetésnapok – így ezekkel is számolni kell, tehát nagyon fontos a pontosság és a körültekintő alaposság.
Munkakörtől függően az is előfordulhat, hogy az adott munkavállaló kiküldetésen vesz részt – amely akár külföldi tartózkodást is jelenthet –, így az erre az időre járó munkabéren felül kiküldetési díjat is kell számolni. Hasonlóképp az esetleges túlóra esetén.
Végül pedig nem hagyhatjuk figyelmen kívül gyermekes munkavállalók esetén a gyermekápolási táppénz (GYÁP), a csecsemőgondozási díj (CSED) illetve a gyermekgondozási díj (GYED) ügyintézését és az egyéb, gyermekek után járó kedvezmények (például esetleges adókedvezmények) érvényesítését és adminisztrálását sem, amelyek szintén a bérszámfejtő feladatát képezik.
Bérszámfejtés és könyvelés: mi a különbség és mi a hasonlóság?
Mivel sok olyan könyvelőiroda létezik, amely a könyvelés mellett bérszámfejtéssel is foglalkozik, ezért sokan gondolhatják, hogy ez a két munkakör képes lehet ellátni egymás feladatait, vagy akár azt, hogy a két szakma egy és ugyanaz. Ez azonban nem így van, hiszen az egyetlen hasonlóság a könyvelő és a bérszámfejtő között valójában csupán annyi, hogy mindketten a pénzügyekkel foglalkoznak. Azonban míg a bérszámfejtő nagyrészt a munkavállalók bérügyeit adminisztrálja és intézi, tehát a belső pénzügyek felelősségi köre tartozik hozzá, addig a könyvelő kimondottan a cég partnereinek kimenő és bejövő számláival, a könyvelés feladataival foglalkozik, tehát az ő felelőssége alá a külsős pénzügyek tartoznak.
Miért fontos a megbízható bérszámfejtés?
A fentiek alapján az ember azt hihetné, hogy a bérszámfejtő munkája nélkül nem is kapnának fizetést a dolgozók. Ezt azonban nem lehet egyértelműen kijelenteni, valamilyen módon a kifizetéseket minden vállalat meg tudná oldani. Az igazán nagy nehézség viszont a jogszabálykövetésben rejlik, amelyhez nem csupán magasan képzett szakemberekre van szükség, de az is nagyon fontos, hogy a bérszámfejtő tudása mindig naprakész legyen, hiszen az adózással kapcsolatos jogszabályok, amelyeket a Munka Törvénykönyve fogalmaz meg, alapvetően bonyolultak és gyakran változnak.
Mind a bérszámfejtő, mind pedig a könyvelő a vállalatot érintő érzékeny információkkal dolgozik, nagyon fontos tehát, hogy a bérszámfejtést megbízható szakember végezze. Ugyanakkor a szakma adminisztrációs oldala szintén jelentős mértékű, ezért egy, a jogszabályokat automatikusan követő bérszámfejtő szoftver használata ma már szinte elengedhetetlen.
Miben tud segíteni a HRmaster?
A HRmaster egy olyan integrált személyügyi rendszer, amely számos más, a HR-esek és a bérszámfejtők munkáját megkönnyítő funkció mellett, már rendelkezik saját Bérszámfejtés modullal is. Ez az eszköz új szintre emeli a bérszámfejtés automatizálását és az adatok maximális integrációját valósítja meg a szoftver többi moduljával.
A HRmaster emellett a különböző típusú béren kívüli juttatásokat is képes kezelni egyrészt a Béren kívüli juttatások, másrészt pedig a Cafeteria modul segítségével.
A HRmaster integráltságát és sokoldalúságát kihasználva a HR és a bérszámfejtés nagyfokú automatizációját valósíthatja meg. Ha szeretne többet megtudni a lehetőségekről, kattintson ide!
