A kötelező belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozása és működtetése

HRmaster | 2023 augusztus 10

Cikkünkben a kötelezően kiépítendő és működtetendő belső visszaélés-bejelentési rendszer lényegéről fogunk szólni tömören, érthetően.

Magyarországon az új panasztörvény kihirdetéséig az állami- és közszféra jogalanyaira vonatkozó panaszok, közérdekű bejelentések, illetve a visszaélések bejelentését (angolul: whistleblowing) a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény (továbbiakban: panasztörvény) szabályozta, melynek deklarált célja az állami szervek működésébe vetett közbizalom növelése, a panaszok és a közérdekű bejelentések jelentőségének elismerése az állam működésének jobbá tétele érdekében, tekintettel Magyarország korrupció elleni fellépésével összefüggésben vállalt nemzetközi kötelezettségeire és a nemzetközi szervezetek által megfogalmazott ajánlásokra. A visszaélés-bejelentési rendszert az EU 2019/1937 sz. irányelve alapján a tagországoknak implementálniuk kellett a saját joggyakorlatukba, így került 2023. évben újrakodifikálásra a panasztörvény, s született meg a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023.évi XXV. törvény.

Az új panasztörvény alapján – többek között -

a 250 főt elérő, illetve meghaladó foglalkoztatóknak, a törvény kihirdetést követő 60 napon belül, (ez a dátum 2023. július 24-e volt)
a legalább 50, de legfeljebb 249 személyt foglalkoztató szervezeteknek 2023. december 17-ig,
foglalkoztatotti létszámtól függetlenül a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) 1. § (1) és (1a) bekezdése hatálya alá tartozó foglalkoztatónak a törvény kihirdetését követő 60 napon belül létre kellett hozni (ez a dátum szintén 2023. július 24-e volt) belső visszaélés-bejelentési rendszert. A Pmt. idézett hatálya alá tartoznak például a foglalkoztatónak minősülő hitelintézetek, pénzügyi szolgáltatók, ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységet végzők, könyvvizsgálói tevékenységet végzők, könyvviteli (könyvelői), adószakértői, okleveles adószakértői, adótanácsadói tevékenységet megbízási, illetve vállalkozási jogviszony alapján végzők; árukereskedők, amennyiben tevékenysége folytatása során hárommillió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést fogad el, ügyvéd, ügyvédi irodák, kamarai jogtanácsosok, közjegyzők stb.

Ugyanakkor azon szervezetek is kialakíthatnak és működtethetnek visszaélés-bejelentési rendszert, akik erre nem kötelezettek.

A szervezetek 50 fős, illetve 250 fős határokat való elérésének kiszámításához nem elegendő az adott vállalkozás munkavállalóinak összeszámolása. Ugyanis a jogszabály – többek között - meghatározza a foglalkoztatott, illetve a foglalkoztatásra irányuló jogviszony fogalmát. Ennek alapján foglalkoztatottnak minősül az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi. A foglalkoztatásra irányuló jogviszony pedig minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi. E körben meg kell jegyeznünk, hogy a foglalkoztatottak körébe tehát nemcsak a munkaviszony, hanem bármilyen foglalkoztatásra irányul jogviszony keretében foglalkoztatott személy is beleszámít, amely fontos szempont a visszaélés-bejelentésre kötelezett szervezetek, mint foglalkoztatók esetében például a kötelezetti létszám kiszámítása során is. A fentiek alapján tehát az egyszerűsített foglalkoztatási jogviszonyban, sőt, a megbízási jogviszonyban foglalkoztatott megbízottakat is foglalkoztatottaknak kell tekinteni, tehát látható, hogy a jogszabályi megfogalmazás szélesre nyitja azt a kört, akik számára a visszaélés-bejelentési rendszert be kell vezetni, hiszen nem csak a munkavállalókat kell számba venni. Amennyiben a foglalkoztató eléri az 50 fős határt, akkor már köteles lesz belső visszaélés-bejelentési rendszert létrehozni és működtetni még az esetben is, ha a foglalkoztatotti létszám idő közben 50 fő alá csökken tekintettel arra, hogy az új panasztörvény nem határoz meg arra vonatkozó szabályokat, hogy mikor kell megszüntetni egy már létező és működő visszaélés-bejelentési rendszert.

Ebből kifolyólag tehát több céget, vállalkozást érinthet ez a törvényi kötelezettség, mint azt első gondolnánk. Itt kell még említést tennünk arról, hogy a föntebb nevezett foglalkoztatotti jogviszony szempontjából irreleváns annak teljes vagy részmunkaidős jellege.

A következőkben számba vesszük, hogy hogyan lehet, illetve kell a törvényi kötelezettségnek megfelelni. Először is szükség van egy, a foglalkoztatóra szabott visszaélés-bejelentési szabályzat meglétére, amely magában foglalja többek között a kiválasztott, bejelentés megtételére vonatkozó kommunikációs csatornákat, az ügyvezetői döntést az anonim bejelentések kezelésével kapcsolatban, illetve a kivizsgálás menetére vonatkozó főbb támpontokat. Hangsúlyos az azonosítható bejelentők, valamint a bejelentésben érintett személyek személyes adatainak kezelése és jogainak védelme, tehát az adatkezelésre, adatvédelemre és különösen az adatbiztonsági szabályoknak történő megfelelésre igen nagy figyelmet kell fordítani. Elengedhetetlen a már kialakított adatvédelmi szabályozás kibővítése, módosítása, a szükséges adatkezelési tájékoztatók és egyebek létrehozása, használata. A fizikai, logikai és adatminisztratív intézkedéseket is tartalmazó adatbiztonsági intézkedéseket meg kell hozni, be kell vezetni a személyes adatok védelme érdekében. Szükségesnek mutatkozik a bejelentés helytállóságának megállapításához szükséges alapvető, és megtehető lépések, intézkedések leszabályozása, valamint átlátható tájékoztató létrehozása a kivizsgálás menetéről, eljárásrendjéről, továbbá azoknak a dokumentum-sablonoknak az elkészítése, amelyeket a bejelentés kivizsgálása során használni kell (pl. visszaigazolás a bejelentés fogadásáról, stb.), a rendszert működtetők kiválasztása, velük – szükség esetén - titoktartást is tartalmazó megállapodás megkötése. Számos esetben magatartási és etikai kódex is megalkotásra kerül, hogy a jogellenesnek nem minősülő, de egyébként kifogásolható magatartások a foglalkoztatottak számára egyértelműek legyenek és azokat betartsák.

Ezen felül szintén szükség van a visszaélés-bejelentési rendszer kiépítésére, a szóbeli és írásbeli bejelentési csatornák kialakítására, azok működtetésére, a potenciális bejelentők tájékoztatására (pl. munkavállalók és partnerek e-mail-ben történő tájékoztatására), valamint a beérkező bejelentések szakszerű, független kivizsgálására. Fontos, hogy ezek mindig az adott foglalkoztatóra szabottan, szakmai alapon történjenek.

A vonatkozó jogszabály alapján megállapíthatjuk, hogy a potenciális bejelentők köre igen széles lehet. Ide tartozhat a foglalkoztató által foglalkoztatott személy, a múltban bármikor foglalkoztatott személy, illetve az a személy, akinek foglalkoztatási jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött (a gyakorlatban érteni kell ez alatt azt a személyt, akinek felvételi eljárása, pl. interjúztatása bármilyen formában már kezdetét vette).

Ezen felül jogosult bejelentést tenni az az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, aki a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll; a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is; a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy, a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes; illetve a fentiek vonatkozásában az aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és az a személy, akinek a fentebb említettek szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.

Fontos kérdés lesz a foglalkoztatók számára eldönteni, hogy teret engednek-e az anonim bejelentéseknek és azokat kivizsgálják-e, vagyis érdemben foglalkoznak-e az olyan bejelentésekkel, amelyek tekintetében a bejelentő személyazonossága nem állapítható meg. Jogszabály nem ír elő kötelezettséget arra vonatkozóan, hogy az anonim bejelentéseket is ki kell vizsgálni, sőt, a kivizsgálás mellőzhető, így a döntés minden esetben az érintett foglalkoztató mérlegelési körébe fog esni. Az európai uniós irányelv és gyakorlat eredeti szándéka alapján elmondható, hogy az szorgalmazza az anonim bejelentések befogadását és kivizsgálását is. Ennek hátterében az az indok áll, hogy a visszaélések esetében a bejelentő szempontjából nagyobb biztonságérzetet nyújt, ha tudja, hogy bejelentését a vizsgálat egész terjedelme során anonim módon fogják kezelni, így őt a bejelentésével összefüggésben semmilyen szankció sem érheti.

Arra a felmerülő kérdésre, hogy mit lehet bejelenteni a visszaélés-bejelentési rendszer csatornáin keresztül, a válasz szintén összetettebb, mint gondolnánk. Univerzális válaszként elmondható, hogy a visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni, amelyet egyébként a bejelentő a munkavégzésével összefüggésben tapasztalt, hiszen ez utóbbi feltétel megléte a jogszerű bejelentés követelménye.

A törvény által előírt kötelezettség betartásán kívül számos morális, gazdasági és egyéb indok támasztja alá a visszaélés-bejelentési rendszerek meglétének és működtetésének hasznosságát.

Az üzleti kapcsolatok szempontjából is kiemelkedően fontos egy átlátható és jól kiépített, működő visszaélés-bejelentési rendszer megléte, működtetése, hiszen ez növeli a szervezetbe vetett bizalmat. Emellett a visszaélés bejelentést működtető cégeknél, még akkor is, ha számukra nem kötelező a rendszer bevezetése, bizonyítottan csökkennek a visszaélések, és ebből fakadóan megmutatkozó anyagi veszteségek. Nem elhanyagolható indok a munkavállalók számára biztonságos munkakörnyezet biztosítása. Egy olyan környezet, ahogy tudják, hogy bármi féle bejelentésüket komolyan veszik, és azok okleveles visszaélés-bejelentés kivizsgáló által kerülnek kivizsgálásra.

Összességében elmondható, hogy az olyan szerezetek számára is érdemes visszaélés-bejelentési rendszert kialakítani, amelyeknek erre vonatozóan nem áll fent törvényi kötelezettségük.

A fentebb említett kötelezettségeknek legegyszerűbben úgy tehetünk eleget, hogyha valamely erre szakosodott szakemberekből álló vállalkozásra bízzuk magunkat, mint például a Bejelentő Védő csapata. Ebben az esetben a kötelezően elkészítendő szabályozás, illetve a bejelentési rendszer működtetése, így a bejelentések szakszerű kivizsgálása és dokumentálása, valamint szükség esetén az indokolt intézkedésekre vonatkozó javaslattétel mellett, a jogszabályok követését, és az azoknak való állandó megfelelés terhét is leveszik a vállukról. A kizárólag erre szakosodott szervezet, okleveles visszaélés-bejelentés kivizsgáló vezetésével, a teljes figyelmével összpontosít Önre, illetve az Ön törvényi megfelelésére.

A törvény megfogalmazza a bejelentések független, pártatlan kivizsgálásának követelményét. Ezért fontos, hogy külső szervezett, vagy bejelentő-védelmi ügyvéd végezze a rendszer működtetését, a kivizsgálásokat. Természetesen lehetőség van arra is, hogy a belső visszaélés-bejelentési rendszert a foglalkoztató maga működtesse, és így maga vizsgálja ki a bejelentéseket, azonban ez esetben kérdéses lehet a függetlenség és pártatlanság követelményének megvalósulása. Ezért, általános álláspontként elfogadható a külsős szervezet által működtetett visszaélés-bejelentési rendszer preferenciája, mint a vonatkozó törvényi kötelezettségek megvalósulásának záloga.

Szerzők: